Zgodną wolą stron umowy najmu można ją rozwiązać przed upływem terminu na jaki została zawarta przy umowach zawartych na czas oznaczony albo w ten sposób skrócić okres wypowiedzenia najmu. Jak to zrobić w sposób pełny i bezpieczny dowiesz się z tego wpisu.
Kilka lat temu przygotowałem trzy wpisy na temat wypowiadania najmu przez najemców, najmu lokali mieszkalnych przez wynajmujących oraz najmu lokali użytkowych przez wynajmujących. Teraz przyszedł czas na opisanie rozwiązania umowy najmu za porozumieniem stron.
Spis treści
Wypracowanie porozumienia
Jak sama nazwa wskazuje, rozwiązanie umowy najmu za porozumieniem stron wymaga wypracowania porozumienia między stronami — strony muszą osiągnąć w tym zakresie kompromis w każdym aspekcie, który podlegał negocjacjom, a także muszą dochować wymaganej formy. Bo negocjujemy nie tylko samo rozwiązanie umowy najmu, ale także wiele aspektów dodatkowych, które opisze Ci nieco niżej.
Czasami spotykamy się z określeniem „wypowiedzenie za porozumieniem stron”. To określenie jest błędne. Wypowiedzenie jest bowiem czynnością prawną jednostronną, kończącą stosunek prawny definitywnie poprzez jego zakomunikowanie drugiej stronie w wymaganej formie. Ta druga strona nie może praktycznie sprzeciwić się wypowiedzeniu. My w tym wpisie będziemy analizować jednak porozumienie stron, które jest czynnością prawną dwu lub wielostronną (gdy najemców jest więcej).
Rozwiązanie umowy najmu na zasadzie porozumienia oznacza, że strony zgodnie oświadczają, że nie są już zainteresowane trwaniem umowy i zgodnie chcą ją rozwiązać. Takie zakończenie najmu ma szereg korzyści: nie muszą być spełnione żadne warunki, których strony wcześniej nie przewidziały w umowie, nie musi istnieć żadna przyczyna rozwiązania najmu i wreszcie masz gwarancję szybkości i skuteczności rozwiązania umowy.
Często pytacie, czy muszę się godzić na wcześniejsze rozwiązanie umowy najmu? Otóż nie musisz. Nie po to zawierałeś wcześniej umowę na z góry oznaczony okres czasu, by później być zmuszonym do jego wcześniejszego rozwiązania. Bardzo często oferowałeś przy zawarciu umowy na dłuższy czas lepsze warunki dla najemcy — niższy czynsz albo dodatkowe umeblowanie lokalu. Zgoda na przedterminowe rozwiązanie umowy to tylko i wyłącznie Twoja wola. Nie musisz jej jednak akceptować. Czasami jednak nie warto się sprzeciwiać i lepiej wykorzystać nadarzającą się okazję do poprawienia swoich warunków. Być może zawarta z najemcą umowa najmu kończy się w złym okresie dla wynajmujących, wtedy gdy nikt nie szuka nowego lokum, albo teraz można osiągnąć na rynku dużo wyższy czynsz, albo chcesz spieniężyć swoją inwestycję sprzedając mieszkanie. Czasami zwyczajnie po prostu nie warto się męczyć z najemcą, z którym współpraca jest kłopotliwa.
Zdarza się, że samemu oferujemy najemcy rozwiązanie umowy najmu. Wtedy to my musimy zaoferować lokatorowi korzystne warunki takie by zgodził się na uwolnienie nas od umowy. Pamiętaj, że przy najmie lokali mieszkalnych bardzo często masz związane ręce i najzwyczajniej nie możesz mu wypowiedzieć najmu.
Negocjuj warunki!
Co możesz negocjować? Praktycznie wszystko może być przedmiotem negocjacji. Strony muszą wypracować warunki porozumienia i mogą uwarunkować rozwiązanie umowy najmu spełnieniem wynegocjowanych warunków.
Po pierwsze, negocjujemy termin rozwiązania umowy. W porozumieniu możemy bowiem określić datę, w której nastąpi rozwiązanie umowy. Nie musi to być data zawarcia (podpisania) porozumienia. Może to być termin późniejszy, a może być nawet data wcześniejsza, gdy najemca już się wyprowadził i dopiero po jakimś czasie zorientował się dzięki naszej interwencji, że sama wyprowadzka to jeszcze za mało by nie musiał nam płacić czynszu. Wybierz taką datę, która będzie dla Ciebie najwygodniejsza, i którą da się później obronić w argumentacji.
Możesz negocjować dodatkowe wynagrodzenie za wcześniejsze rozwiązanie umowy najmu! Tak, Twoja zgoda nie musi być wyrażona nieodpłatnie. Na wcześniejszym rozwiązaniu umowy możesz jeszcze dodatkowo zarobić! Tylko błagam, nie wpisuj w porozumieniu, że zatrzymujesz kaucję, bo tego robić nie wolno. Przy najmie lokali mieszkalnych kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu lub nabycia jego własności przez najemcę, po potrąceniu należności wynajmującego z tytułu najmu lokalu. Jak widzisz z kaucji można potrącić swoje należności, ale nie można jej zatrzymać. Wpisanie „zatrzymania kaucji” w porozumieniu może skończyć się przykrymi konsekwencjami gdy najemca wytoczy nam powództwo o zapłatę (zwrot kaucji).
Po trzecie, negocjowanie warunków rozwiązania umowy najmu może dotyczyć także stanu lokalu, w jakim ma się on znajdować przy jego zwrocie przez najemcę. Może on nie będzie w stanie zapłacić nam żądanej kwoty, ale dużo łatwiej będzie mu wymalować określone pomieszczenie. My dzięki temu zaoszczędzimy czas bo od razu dostaniemy lokal gotowy na poszukiwania nowego najemcy.
Po czwarte, możemy uwarunkować rozwiązanie umowy najmu od uregulowania wszelkich zaległości jakie najemca ma w stosunku do nas lub do dostawców mediów. Jeżeli najemca jest kłopotliwy to w pierwszej kolejności powinniśmy jednak doprowadzić do jego wyprowadzki, a dopiero później dochodzić należnych nam kwot.
Często wynajmujący warunkują zgodę na rozwiązanie najmu znalezieniem przez najemcę swojego następcy. To też jest dobre rozwiązanie w niektórych przypadkach, ale szczerze mówiąc niestety bywa tak, że najemcy się to nie udaje. Nie ma on takiego doświadczenia jak my i nawet nie wie jak się za to zabrać. Nie umie napisać zachęcającego opisu do ogłoszenia albo nie dysponuje możliwością sporządzenia atrakcyjnych zdjęć (a wszystkim wydaje się, że wynajmowanie lokali to lekka praca…) Krótko mówiąc, ten warunek porozumienia raczej odradzam, bo najemca może się zniechęcić. W poszukiwaniach następcy musisz pomóc, natomiast od najemcy możesz wymagać bezwzględnej zgody na okazywanie lokalu kandydatom i każdorazowego przygotowania lokalu do prezentacji (ład i porządek w lokalu, wyprowadzenie zwierząt i dzieci na czas prezentacji etc.)
Koniecznie przygotuj się na negocjacje! Przygotuj sobie konkretną i rzeczywistą argumentację na poparcie swoich żądań. Jeżeli najemcy negocjowali przy zawarciu umowy, to przypomnij sobie jakiej używałeś argumentacji godząc się na mniej korzystne dla Ciebie warunki. Może zastosowałeś niższy czynsz gdy zdecydowali się na najem na dłuższy okres? Twoja argumentacja może dotyczyć także czynników zewnętrznych, rynkowych. Wiadomo, że okres świąteczny i letni nie jest zbyt korzystny na poszukiwanie nowych najemców na mieszkanie i z tego względu będziesz potrzebować dłuższego okresu trwania najmu by trafić na nieco pewniejszy czas. Rzeczowo argumentuj każde swoje żądanie, każdy warunek pod jakim ma nastąpić rozwiązanie umowy najmu. Pamiętaj komu zależy na osiągnięciu porozumienia.
Zapewniam Cię, że warto negocjować. Niejednokrotnie z własnymi najemcami albo z najemcami klientów negocjowałem warunki rozwiązania umowy najmu. Dobrze przeprowadzone negocjacje i konkretnie spisane warunki porozumienia pozwalają zabezpieczyć swoje interesy na tyle, by nie stracić na niespodziewanym przedterminowym zakończeniu najmu.
Forma zawarcia porozumienia
Najlepiej oczywiście porozumienie o rozwiązaniu umowy najmu spisać w formie pisemnej i podpisać przez każdą ze stron. Może to mieć na przykład formę aneksu albo po prostu oświadczenia dwóch stron o rozwiązaniu umowy. Czasami możliwe jest rozwiązanie umowy najmu także w innej formie, np. w formie dokumentowej (przykładowo mailem) albo ustnej albo nawet dorozumianej. Oczywiście dla celów dowodowych najlepiej jest mieć formę pisemną. Zwróć uwagę, że często w umowach najmu zapisujemy, że jej zmiana wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. W takich wypadkach musisz bezwzględnie zachować formę pisemną by wywołać skutek w postaci rozwiązania umowy. Generalne zasady zawierania formy tych porozumień reguluje art. 77 k.c. zgodnie z nim zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia, więc przy umowie najmu lokal powinna być forma pisemna. Natomiast jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie wymaga zachowania formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę.
Co umieścić w porozumieniu?
W zasadzie wiele spraw już omówiłem ale dla uporządkowania może jeszcze wskażę w punktach co należałoby umieścić:
- Wskazanie stron porozumienia;
- Oświadczenie złożone przez strony, że zgodnie rozwiązują one wskazaną umowę najmu z określonym w porozumieniu dniem;
- Można wskazać od razu dzień i godzinę zwrotu lokalu przez najemcę, tak by uniknąć dodatkowego uzgadniania terminu;
- Określenie kwoty dodatkowego wynagrodzenia jakie otrzyma wynajmujący za wyrażenie zgody na przedterminowe rozwiązanie najmu. Powinno się także określić termin i sposób zapłaty tego wynagrodzenia no i oczywiście można uwarunkować dojście do skutku rozwiązania umowy najmu realizacją przez najemcę tego obowiązku;
- Wyspecyfikowanie wszelkich zaległości pieniężnych jakie najemca ma, które wynikając z umowy najmu. Oczywiście nie zakreślamy, że jest to wszystko co jest nam winien, ale jeżeli są jakieś oczywiste zaległości to je w porozumieniu umieszczamy i zakreślamy termin oraz sposób zapłaty. Można uwarunkować dojście do skutku rozwiązania umowy najmu realizacją przez najemcę swoich zobowiązań do określonej daty;
- Określenie stanu w jakim ma znajdować się lokal w chwili jego zwrotu wynajmującemu. Czasami trzeba najemcy przypomnieć zapisy umowne tego dotyczące, a czasami należy przywołać przepisy ustawy. Poza tym można od razu po prostu wskazać naprawy, jakie są konieczne po inspekcji w lokalu w czasie zawierania porozumienia.
