RODO w umowie najmu i u wynajmujących mieszkania

Wynaj­mo­wa­nie miesz­kań wią­że się z prze­twa­rza­niem danych oso­bo­wych najem­ców. RODO zapew­nia ochro­nę tego prze­twa­rza­na i dla­te­go obo­wią­zek jego sto­so­wa­nia może doty­czyć spo­rej gru­py wynaj­mu­ją­cych. O obo­wiąz­kach trze­ba pamię­tać nawet przed spo­rzą­dze­niem umo­wy najmu.

Minął już 25 maja 2018 roku, czy­li dzień, w któ­rym zaczę­li­śmy sto­so­wać Roz­po­rzą­dze­nie Par­la­men­tu Euro­pej­skie­go i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwiet­nia 2016 r. w spra­wie ochro­ny osób fizycz­nych w związ­ku z prze­twa­rza­niem danych oso­bo­wych i w spra­wie swo­bod­ne­go prze­pły­wu takich danych oraz uchy­le­nia dyrek­ty­wy 95/46/WE. W Two­jej skrzyn­ce zna­la­zło się dzie­siąt­ki maili z infor­ma­cja­mi o prze­twa­rza­niu Two­ich danych oso­bo­wych. Na por­ta­lach inter­ne­to­wych zamy­ka­my wyska­ku­ją­ce komu­ni­ka­ty o podob­nej tre­ści. Zaczy­nasz się zapew­ne zasta­na­wiać, czy jakieś obo­wiąz­ki nie cią­żą tak­że na wynaj­mu­ją­cych miesz­ka­nia. To roz­po­rzą­dze­nie dalej będę nazy­wał po pro­stu RODO by uła­twić Ci czytanie.

RODO to akt praw­ny przy­ję­ty na pozio­mie unij­nym, jed­nak­że jest on sto­so­wa­ny bez­po­śred­nio — nie wyma­ga imple­men­ta­cji w porząd­ku praw­nym kra­jów wspól­no­ty. Od 25 maja 2018 roku wszy­scy adre­sa­ci tego roz­po­rzą­dze­nia mają obo­wią­zek jego sto­so­wa­nia, a tak­że jako oso­by fizycz­ne mają pra­wo korzy­stać z jego dobrodziejstw.

Kto powinien stosować RODO?

Czy jako wynaj­mu­ją­cy musisz prze­strze­gać RODO? Odpo­wiedź nie jest pro­sta, bo dużo łatwiej napi­sać, kto nie musi sto­so­wać się do zasad narzu­co­nych przez RODO niż wska­zać, czy aku­rat Ty musisz. Nie sto­su­je się roz­po­rzą­dze­nia wte­dy, gdy dane są prze­twa­rza­ne przez oso­bę fizycz­ną w ramach czyn­no­ści o czy­sto oso­bi­stym lub domo­wym cha­rak­te­rze. Jeże­li zatem zawie­ra­my z kimś umo­wę naj­mu pry­wat­nie i nie w związ­ku z pro­wa­dzo­ną dzia­łal­no­ścią gospo­dar­czą, to nie musi­my sto­so­wać RODO. Z całą pew­no­ścią RODO pod­le­ga każ­dy przed­się­bior­ca, któ­ry pro­wa­dzi dzia­łal­ność w Unii Euro­pej­skiej. Nie ma przy tym zna­cze­nia for­ma tej dzia­łal­no­ści — może to być spół­ka, jed­no­oso­bo­wa dzia­łal­ność gospo­dar­cza, fundacja.

Co to jest przetwarzanie danych osobowych?

Naj­pierw musi­my odpo­wie­dzieć na pyta­nie, co to są wła­ści­wie dane oso­bo­we? Dane oso­bo­we ozna­cza­ją infor­ma­cje o ziden­ty­fi­ko­wa­nej lub moż­li­wej do ziden­ty­fi­ko­wa­nia oso­bie fizycz­nej. Moż­li­wa do ziden­ty­fi­ko­wa­nia oso­ba fizycz­na to oso­ba, któ­rą moż­na bez­po­śred­nio lub pośred­nio ziden­ty­fi­ko­wać przy pomo­cy danych.

Prze­twa­rza­nie ozna­cza ope­ra­cję lub zestaw ope­ra­cji wyko­ny­wa­nych na danych oso­bo­wych. Może być zauto­ma­ty­zo­wa­ne lub nie­zau­to­ma­ty­zo­wa­ne. Prze­twa­rza­niem danych oso­bo­wych są jakie­kol­wiek ope­ra­cje wyko­ny­wa­ne na danych oso­bo­wych, przy­kła­do­wo może to być:

• zbie­ra­nie danych,
• prze­cho­wy­wa­nie danych,
• usu­wa­nie danych,
• opra­co­wy­wa­nie danych,
• udo­stęp­nia­nie danych.

Nie ma zatem zna­cze­nia czy uży­wa­my do prze­twa­rza­nia kom­pu­te­ra czy po pro­stu zbie­ra­my dane oso­bo­we w for­mie doku­men­tów papie­ro­wych (np. pod­pi­sa­nych umów naj­mu). Jest bez zna­cze­nia czy prze­twa­rza­my dane oso­bo­we tysię­cy osób czy zale­d­wie kil­ku. W każ­dym wypad­ku mamy do czy­nie­nia z prze­twa­rza­niem danych oso­bo­wych. Nawet wte­dy, gdy po pro­stu wpi­su­je­my dane oso­bo­we do papie­ro­wej umo­wy naj­mu i umo­wy te prze­cho­wu­je­my w segregatorze.

Jakie są zasady przetwarzania danych osobowych?

Prze­twa­rza­nie danych oso­bo­wych wg RODO opie­ra się na kil­ku zasadach:

• zasa­dzie zgod­no­ści z pra­wem, rze­tel­no­ści i przejrzystości;
• zasa­dzie celo­wo­ści (ogra­ni­cze­nia celu);
• zasa­dzie mini­ma­li­za­cji danych;
• zasa­dzie prawidłowości;
• zasa­dzie ogra­ni­cze­nia czasowego;
• zasa­dzie odpo­wied­nie­go bezpieczeństwa.

Jakie są obowiązki związane z RODO dla wynajmujących?

Czę­sto spo­ty­ka­my się z poję­ciem „wdro­że­nie RODO”. Co to wła­ści­wie zna­czy? Oso­by zaj­mu­ją­ce się świad­cze­niem takiej usłu­gi czę­sto „wytwa­rza­ją” gru­by segre­ga­tor doku­men­ta­cji, któ­rej na ogół nikt nie czy­ta. Ale to nie tędy dro­ga. Wdro­że­nie RODO to przede wszyst­kim zro­zu­mie­nie pew­nych zasad i przy­ję­cie ich do sto­so­wa­nia. Dodat­ko­wa doku­men­ta­cja jest tyl­ko dodat­kiem. Takim for­mal­nym wyka­za­niem zro­zu­mie­nia idei ochro­ny danych osobowych.

Prze­twa­rza­nie danych oso­bo­wych może być pro­wa­dzo­ne tyl­ko zgod­nie z zasa­da­mi, któ­re wska­za­łem już wyżej. Co naj­waż­niej­sze, moż­na prze­twa­rzać dane wyłącz­nie na pod­sta­wie upraw­nie­nia wyni­ka­ją­ce­go z aktu praw­ne­go albo na pod­sta­wie zgo­dy oso­by, któ­rej dane doty­czą. Dane oso­bo­we mogą być zbie­ra­ne w kon­kret­nych, wyraź­nych i praw­nie uza­sad­nio­nych celach i nie­prze­twa­rza­ne dalej w spo­sób nie­zgod­ny z tymi cela­mi. Nie nale­ży zbie­rać danych zbęd­nych dla celu w jakim je zbie­ra­my. Ozna­cza to, że nie moż­na zbie­rać danych „na wyrost” (może kie­dyś będą przy­dat­ne). Prze­cho­wy­wa­ne danych oso­bo­wych powin­no odby­wać się w for­mie umoż­li­wia­ją­cej iden­ty­fi­ka­cję oso­by, któ­rej dane doty­czą, przez okres nie dłuż­szy, niż jest to nie­zbęd­ne do celów, w któ­rych dane te są przetwarzane.

Musisz wypeł­niać obo­wiąz­ki infor­ma­cyj­ne w sto­sun­ku do osób, któ­rych dane zbie­rasz. I nie cho­dzi tu o pro­stą for­muł­kę o prze­twa­rza­niu danych oso­bo­wych do zamiesz­cze­nia w umo­wie najmu.

Zasad­ni­czo pro­ces naj­mu loka­lu skła­da się z kil­ku etapów:

1. okres ofer­to­wy,
2. zawar­cie umo­wy najmu,
3. okres wyko­ny­wa­nia umo­wy najmu,
4. zakoń­cze­nie umo­wy najmu,
5. okres po zakoń­cze­niu najmu.

W każ­dym z tych eta­pów może­my prze­twa­rzać róż­ne dane oso­bo­we naszych najem­ców. Więc klau­zu­la infor­ma­cyj­na, któ­rą zwy­kle dorę­cza­my przy zawie­ra­niu umo­wy naj­mu powin­na obej­mo­wać każ­dy etap jej trwa­nia, w tym etap po jej wyga­śnię­ciu lub roz­wią­za­niu. Bo i wte­dy prze­twa­rza­my dane oso­bo­we (prze­cho­wu­je­my je) w celu docho­dze­nia rosz­czeń od najem­cy albo zabez­pie­cze­nia się przed ewen­tu­al­ny­mi rosz­cze­nia­mi najemcy.

O ile samo zbie­ra­nie danych oso­bo­wych przy zawie­ra­niu umo­wy naj­mu nie wyma­ga for­mal­ne­go potwier­dze­nia, że najem­ca wyra­ża zgo­dę na prze­twa­rza­nie danych oso­bo­wych, o tyle jeże­li pro­wa­dzisz jakieś dzia­ła­nia wery­fi­ka­cyj­ne najem­cy (np. dzwo­nisz do jego pra­co­daw­cy) to to już wyma­ga uzy­ska­nia for­mal­nej zgo­dy. W pierw­szym wypad­ku prze­cież najem­ca poda­je nam dane do wpi­sa­nia do umo­wy naj­mu i tutaj mamy upraw­nie­nie do prze­twa­rza­nia jego danych oso­bo­wych wyni­ka­ją­ce wprost z RODO. Ale w tym dru­gim przy­pad­ku prze­twa­rza­my dane oso­bo­we nie w celu zawar­cia umo­wy naj­mu, ale w celu ewen­tu­al­ne­go odmó­wie­nia jej zawar­cia. Zbie­ra­nie danych oso­bo­wych nie pro­wa­dzi zatem wprost do zawar­cia umo­wy naj­mu. W tym wypad­ku powin­ni­śmy uzy­skać zgo­dę na prze­twa­rza­nie danych oso­bo­wych ale tak­że pouczyć poten­cjal­ne­go najem­cę o jego pra­wach. Klau­zu­la może zostać na przy­kład umiesz­czo­na w tzw. „ankie­cie najem­cy” i wyglą­dać tak:

Czy wyra­żasz zgo­dę na prze­twa­rza­nie Two­ich danych oso­bo­wych zamiesz­czo­nych powy­żej przez nas: Wol­ne Poko­je Sp. z o.o. z sie­dzi­bą w Gdań­sku, w celu wery­fi­ka­cji Two­ich moż­li­wo­ści nale­ży­te­go wywią­zy­wa­nia się z umo­wy naj­mu, któ­rą chcesz z nami zawrzeć?

TAK NIE

Infor­mu­je­my Cię, że w każ­dej chwi­li masz pra­wo cof­nąć zgo­dę na prze­twa­rza­nie Two­ich danych oso­bo­wych. Wyco­fa­nie zgod­ny nie wpły­nie na zgod­ność z pra­wem prze­twa­rza­nia, któ­re­go doko­na­li­śmy na pod­sta­wie Two­jej zgo­dy przed jej wycofaniem.

Prze­twa­rza­jąc dane oso­bo­we musisz zapew­nić obsłu­gę praw jed­nost­ki. Do tych praw zali­cza się mię­dzy inny­mi: wyko­ny­wa­nie obo­wiąz­ku infor­ma­cyj­ne­go (dorę­cza­nie klau­zu­li infor­ma­cyj­nej), zapew­nia­nie dostę­pu do danych oso­bo­wych oso­bom, któ­rych dane doty­czą (infor­ma­cja o prze­twa­rza­nych danych, spro­sto­wa­nie, usu­nię­cie, ogra­ni­cze­nie prze­twa­rza­nia, prze­nie­sie­nie danych oso­bo­wych na żąda­nie oso­by, któ­rej dane doty­czą), odpo­wied­nie zabez­pie­cze­nie prze­twa­rza­nych danych osobowych.