Kiedyś w końcu może nam się przydarzyć najemca, który z jakiegoś powodu nie zapłaci na czas czynszu. W każdym przypadku należy od razu podejmować niekoniecznie dolegliwe, ale na pewno zdecydowane kroki. Im wcześniej zabierzemy się za windykację naszego lokatora tym mamy większe prawdopodobieństwo odzyskania należności.
Spis treści
Kiedy rozpoczynamy windykację
Z rozpoczęciem windykacji nie należy czekać. Im później się za to zabierzemy, tym trudniej będzie uzyskać natychmiastową wpłatę. Nasz najemca po prostu przyzwyczai się do naszych pieniędzy lub najzwyczajniej w świecie je wyda. Każdy przecież dostaje wypłatę między pierwszym, a dziesiątym dniem miesiąca, czy to pracownik czy student otrzymujący przelew od rodziców. Większość z nas pobiera czynsz właśnie dziesiątego dnia każdego miesiąca.
Ja wykonuje telefon windykacyjny już drugiego dnia po upłynięciu terminu płatności. Czyli, jeżeli termin jest na dziesiątego, to dzwonię dwunastego. Jeżeli termin upływa w sobotę lub w niedzielę to robię to we wtorek w kolejnym tygodniu. Zwykle dzwonię w okolicach godziny 19 lub 20. Wtedy na ogół już wszyscy są w domu i wiem, że najemca nie będzie miał wymówki, że jest w pracy lub w szkole. Ta dwudniowa zwłoka jest związana z tym, że nie wszyscy wiedzą jak działają banki i w jaki sposób przekazują sobie pieniądze. Ale jak widzisz zwlekam tylko dwa dni.
Cel windykacji telefonicznej
Musisz sobie zdawać sprawę z tego, w jakim celu właściwie dzwonisz do swojego najemcy. Każdy odpowie — by odzyskać należne pieniądze za czynsz lub inne opłaty. Ja tę sprawę widzę znaczenie szerzej. Oczywiście dzwonimy po to by odzyskać dług, ale z drugiej strony nasza rozmowa musi mieć dodatkowy walor wychowawczy. Dzwonimy też po to, by nasz najemca już nigdy więcej się nie spóźniał z płatnością.
Kiedyś miałem takiego najemcę, który już w pierwszym miesiącu spóźnił się z płatnością czynszu. Zastosowałem swoją metodę windykacji i cel podstawowy został osiągnięty — już następnego dnia miałem pieniądze na rachunku bankowym. W kolejnym miesiącu sytuacja powtórzyła się, więc i moja reakcja była dokładnie identyczna. Pieniądze znowu dostałem następnego dnia po telefonie. W kolejnych miesiącach już opóźnień nie było. Najemca zawsze płacił w terminie.
Nasza rozmowa ma więc dwa cele:
- Jak najszybsze odzyskanie należnej nam kwoty.
- Terminowe regulowanie przez najemcę należności w przyszłości.
Ten drugi cel jest szczególnie istotny na początku okresu trwania umowy. Ma aspekt wychowawczy w okresie, gdy strony się wzajemnie testują.
Skuteczna rozmowa telefoniczna
Prowadzenie rozmowy telefonicznej może być dla Ciebie stresujące. Trzeba się do niej solidnie przygotować. Musimy znać dokładną kwotę, przypomnieć sobie przynajmniej imię naszego rozmówcy, jasno określić sobie scenariusz rozmowy i zawsze pamiętać o jej celu. Nie możemy dać się sprowadzić na niezwiązane z celem tematy. Najemca może próbować nas wyprowadzić w pole zgłaszając usterkę kranu czy zgłaszać jakiś inny problem. Nie każda z tych wymówek musi być naszym problemem i dlatego nie należy dać się zwieść.
Rozmowę zaczynamy od przedstawienia się i zadania prostego pytania — „Kiedy ureguluje Pan/Pani należność czynszową?”. To pytanie prowadzi nas wprost do celu czyli zobowiązania się naszego rozmówcy do zapłaty w określonym dniu. Nie dopuszcza do zbaczania rozmowy na tematy niezwiązane. Pytamy po prostu „Kiedy?”. Na tak zadane pytanie najemca będzie musiał podać konkretną datę — zobowiązać się do zapłaty do tej daty. Raczej nie będzie to data odległa.
Z całą pewnością nie pytamy „Dlaczego czynsz nie został zapłacony?”. Po pierwsze jest to złe pytanie, po drugie od razu dowiemy się o wszystkich problemach życiowych naszego najemcy. Będzie próbował wzbudzić litość albo uskarżać się na usterki naszego mieszkania. Zapomnij o złych pytaniach, nakieruj się na cel z którym dzwonisz. Nie interesuje Cię dlaczego nie zapłacił tylko chcesz odzyskać pieniądze.
Przykład wstępu do rozmowy
Dzień dobry, nazywam się Jan Kowalski, jestem właścicielem mieszkania. Nie otrzymałem czynszu za bieżący miesiąc. Kiedy należność zostanie uregulowana?
Po wstępie musisz zamilknąć, to najemca musi się odezwać pierwszy. Nie ma potrzeby dodawania czegokolwiek więcej, a już na pewno trzeba unikać jakichkolwiek gróźb na samym początku. Na sankcje przyjdzie czas. Zwykle dostajemy odpowiedź z zapewnieniem zapłaty w kolejnym dniu, a jak lokator rzeczywiście ma jakiś problem to padnie w miarę nieodległa data.
Przygotuj swoją argumentację. Naszym klientom zwykle wydaje się, że mamy dużo pieniędzy i nie zbiedniejemy jak dostaniemy pieniądze trochę później lub wcale. Bądź przygotowany na odparcie różnych argumentów. Przykładowe to takie, że musisz terminowo opłacać podatki, raty kredytów czy należności do wspólnoty.
W rozmowie oczekuj podania daty zapłaty — złożenia deklaracji. Na koniec rozmowy podsumuj „Czyli umawiamy się na zapłatę w ……?” i uzyskaj kolejne potwierdzenie.
Odwiedziny najemcy
Niektórzy osobiście odwiedzają swoich najemców raz w miesiącu. Uważają oni, że odbiór czynszu to doskonała okazja by sprawdzić stan mieszkania. Niektórzy nawet posuwają się przy tej okazji do gruntownej kontroli czystości w szafkach kuchennych i w lodówce. Ja tego nie praktykuję. Uważam, że najemcy należy się spokojne korzystanie z mieszkania. Szczególnie wtedy, gdy sumiennie wywiązuje się z realizacji zobowiązań czynszowych. Na kontrole przyjdzie czas przy odbiorze mieszkania, po zakończeniu umowy.
Jeżeli jednak najemca pomimo zapewnień telefonicznych nie reguluje należności, albo nie odbiera od nas telefonów to przychodzi czas na złożenie mu wizyty. Najlepsza pora to znowu godziny między 19:00, a 20:00.
Cel wizyty osobistej
Znowu chcę zwrócić Ci uwagę na cel takiej wizyty. Z jednej strony na pewno chodzi Ci o odzyskanie należnych pieniędzy. Z drugiej strony warto zadać sobie trudu i przy okazji wizyty przynajmniej próbować zrealizować cel dodatkowy — uzyskać pisemne uznanie długu. Jeżeli uda Ci się takie uznanie długu uzyskać to z jednej strony najemca będzie wiedział, że trzeba zapłacić, a z drugiej strony każdy prawnik ucieszy się, że dostanie taką prostą do załatwienia sprawę. Jeżeli masz potwierdzenie otrzymania wezwania do zapłaty, a także masz pisemne uznanie długu to, to sprawę sądową można poprowadzić w znacznie szybszym trybie. W takim wypadku można bowiem wystąpić o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym. Jest to specjalny tryb, który załatwiany jest bardzo szybko — zwykle rozpatrzenie sprawy trwa w sądzie około tygodnia. Nie jest wyznaczana rozprawa. Przewodniczący bada tylko przedstawione dokumenty i jeżeli nie ma przeszkód formalnych to wydaje nakaz zapłaty.
Nakaz zapłaty z chwilą wydania stanowi tytuł zabezpieczenia co oznacza, że zaraz po otrzymaniu można udać się do komornika i żądać wykonania takiego zabezpieczenia. Nie oznacza to, że od razu uzyskasz swoje pieniądze, jeżeli uda się je odzyskać komornikowi. Do czasu uprawomocnienia nakazu zapłaty, będą one jednak przechowywane na rachunku bankowym komornika. Warto więc próbować uzyskać takie uznanie długu. Może to zaoszczędzić Ci sporo czasu i pieniędzy w przyszłości.
Jak przygotować się do wizyty
Przygotuj sobie dwa poniższe dokumenty. Pierwszy to wezwanie do zapłaty. Przygotuj je w dwóch egzemplarzach — jeden dla Ciebie z potwierdzeniem otrzymania, a drugi dla Twojego najemcy. Doręczenie wezwania do zapłaty jest jednym z warunków otrzymania z sądu nakazu zapłaty.
wezwanie-do-zaplaty-czynszu
Drugim dokumentem jest właśnie to uznanie długu. Możesz zrobić je w formie takiej jak ja przygotowałem czyli wraz z zobowiązaniem się najemcy do zapłaty w określonym dniu. Ten dzień wpiszesz sobie już na miejscu w czasie wizyty. Takie rozwiązanie pozwoli Ci na łatwiejsze nakłonienie najemcy podpisania dokumentu.
zobowiązanie-do-zaplaty-czynszu
Przebieg wizyty
W czasie wizyty, jeżeli nie uda Ci się odzyskać od razu pieniędzy, to staraj się ustalić konkretną datę zapłaty. Konkretna data najlepiej w formie pisemnej na wyżej zaprezentowanym zobowiązaniu. Możesz także ustalić zapłatę ratalną. We wzorcu przygotowałem Ci taką możliwość. Staraj się uzyskać to w formie pisemnej.
Jeżeli w umowie najmu nie zapisałeś numeru PESEL, to przy okazji składania oświadczenia o uznaniu długu koniecznie uzupełnij sobie ten identyfikator. Może być on potrzebny w postępowaniu sądowym.
Gdy w Twoim mieszkaniu, poza najemcą, mieszka więcej osób dorosłych to w czasie wizyty możesz próbować ustalić ich dane personalne wraz z PESELem. Zapewne nie wiesz, ale osoby dorosłe zamieszkujące z najemcą odpowiadają razem z nim solidarnie za należności pieniężne. Jeżeli uda Ci się zdobyć ich dane wraz z adresem, to w wypadku sprawy sądowej możesz pozwać wszystkich łącznie. Będą odpowiadać przed Tobą solidarnie za zobowiązania, a Ty będziesz mógł wystąpić z wnioskiem egzekucyjnym przeciwko każdemu z nich. Powinno to nieco ułatwić odzyskanie pieniędzy. Ich dane możesz wpisać do uznania długu i poprosić o założenia podpisu.
Porażka w windykacji
Może się tak zdarzyć, że mimo zapewnień najemca i tak nie ureguluje należności. Wtedy całość naszych działań trzeba powtórzyć. W żadnym wypadku nie używaj gróźb przez które najemca mógłby poczuć się zagrożony. Osiągniesz przez to efekt dokładnie odwrotny od zamierzonego. Cały czas trzeba w sposób opanowany prowadzić dialog i próbować wypracować jakieś rozwiązanie.
Koniecznie zapoznaj się z oddzielnym wpisem związanym z warunkami rozwiązania umowy z powodu zalegania z płatnościami. Jeżeli opóźnienie jest już znaczne to zacznij szukać prawnika. Procedura sądowego odzyskania należności jest dość skomplikowana, a prawnicy mają jeszcze kilka innych sposobów na uprzykrzenie życia najemcy i zabezpieczenie Twoich interesów.
Możesz też skorzystać z dużo prostszego rozwiązania i sprzedać dług czynszowy. Oczywiście wtedy, gdy umowa już zostanie rozwiązana i lokal opróżniony przez najemcę.
