Pełnomocnictwo do zawarcia i wykonywania umowy najmu

Jeże­li wynaj­mu­je­my lokal, może przy­da­rzyć nam się taka sytu­acja, że nie będzie­my mogli oso­bi­ście zawrzeć umo­wy naj­mu. Na przy­kład wte­dy, gdy pil­nie musi­my wyje­chać albo miesz­ka­my w zupeł­nie innej miej­sco­wo­ści bądź kra­ju. Zresz­tą, może­my po pro­stu nie mieć ocho­ty na samo­dziel­ne poszu­ki­wa­nie naje­my i zle­ca­my dzia­ła­nie w naszym imie­niu innej oso­bie. W każ­dym z tych przy­pad­ków usta­na­wia­my peł­no­moc­ni­ka do dzia­ła­nia w naszym imieniu.

Czym jest pełnomocnictwo

Peł­no­moc­nic­two jest umo­co­wa­niem do dzia­ła­nia w cudzym imie­niu, na pod­sta­wie jed­no­stron­ne­go oświad­cze­nia oso­by repre­zen­to­wa­nej. Przed­sta­wi­ciel (peł­no­moc­nik), na pod­sta­wie peł­no­moc­nic­twa może doko­ny­wać z oso­bą trze­cią czyn­no­ści praw­nych, któ­re wywie­ra­ją skut­ki w sfe­rze praw­nej repre­zen­to­wa­ne­go. Inny­mi sło­wy, czyn­no­ści praw­ne wyko­na­ne przez peł­no­moc­ni­ka są wyko­na­ne w imie­niu i na rzecz oso­by reprezentowanej.

Oczy­wi­ście peł­no­moc­nic­two może doty­czyć nie tyl­ko czyn­no­ści praw­nych, ale tak­że czyn­no­ści fak­tycz­nych, np. wyda­nia loka­lu, przy­ję­cia zapła­ty czyn­szu itp.

Peł­no­moc­nic­two może doty­czyć nie­mal każ­dej czyn­no­ści praw­nej. Odwrot­nie patrząc – nie­mal każ­dą czyn­ność praw­ną moż­na doko­nać przez peł­no­moc­ni­ka. Z bar­dziej eks­tre­mal­nych czyn­no­ści mogę wymie­nić cho­ciaż­by zło­że­nie oświad­cze­nia o zawar­ciu związ­ku mał­żeń­skie­go, któ­re, co praw­da, wyma­ga zezwo­le­nia sądu i tyl­ko z waż­nych powo­dów może być doko­na­ne przez peł­no­moc­ni­ka. Zakres czyn­no­ści, któ­rych nie moż­na doko­nać przez peł­no­moc­ni­ka okre­śla­ją usta­wy (np. uzna­nie ojco­stwa), albo wyni­ka­ją z oso­bi­ste­go cha­rak­te­ru czyn­no­ści praw­nej (np. spo­rzą­dze­nie testa­men­tu).

Osoba pełnomocnika i reprezentowanego

Repre­zen­to­wa­ny, udzie­la­jąc peł­no­moc­nic­twa, powi­nien mieć peł­ną zdol­ność do czyn­no­ści praw­nych. Ozna­cza to, że powin­na to być oso­ba peł­no­let­nia, któ­rej nie ubez­wła­sno­wol­nio­no cho­ciaż­by czę­ścio­wo. Nie będzie­my tutaj roz­wa­żać czy­sto aka­de­mic­kich przy­pad­ków, gdy przed­sta­wi­ciel usta­wo­wy oso­by ogra­ni­czo­nej w zdol­no­ści do czyn­no­ści praw­nych odda­je jej okre­ślo­ne przed­mio­ty mająt­ko­we (np. lokal) do swo­bod­ne­go użyt­ku. W teo­rii, oso­ba ta uzy­sku­je peł­ną zdol­ność w zakre­sie czyn­no­ści praw­nych, któ­re tych przed­mio­tów doty­czą. Wyją­tek sta­no­wią czyn­no­ści praw­ne, do któ­rych doko­na­nia nie wystar­cza według usta­wy zgo­da przed­sta­wi­cie­la usta­wo­we­go. To czy­sto teo­re­tycz­ne przy­pad­ki, dla­te­go naj­waż­niej­sze jest by zapa­mię­tać, że repre­zen­to­wa­ny w chwi­li udzie­le­nia peł­no­moc­nic­twa powi­nien mieć peł­ną zdol­ność do czyn­no­ści praw­nych. Co cie­ka­we, peł­no­moc­nic­two nie wyga­sa na sku­tek ogra­ni­cze­nia zdol­no­ści praw­nej oso­by repre­zen­to­wa­nej już po jego udzieleniu.

Gdy­by wła­ści­cie­li loka­lu było kil­ku, nie­za­leż­nie od tego czy mamy do czy­nie­nia z współ­wła­sno­ścią ułam­ko­wą czy wyni­ka­ją­cą cho­ciaż­by z wspól­no­ści usta­wo­wej mał­żeń­skiej, to peł­no­moc­nic­two powin­no być udzie­lo­ne przez wszyst­kich współwłaścicieli.

Peł­no­moc­ni­kiem może być oso­ba posia­da­ją­ca peł­ną zdol­ność do czyn­no­ści praw­nych lub ogra­ni­czo­ną zdol­ność do czyn­no­ści praw­nej.

Peł­no­moc­nic­two może być udzie­lo­ne tak­że kil­ku oso­bom. W takim wypad­ku, gdy nie zawie­ra ono innych usta­leń, każ­dy z peł­no­moc­ni­ków może dzia­łać samo­dziel­nie. Jeże­li chce­my, by peł­no­moc­ni­cy mogli dzia­łać tyl­ko razem, nale­ży wyraź­nie zastrzec peł­no­moc­nic­two łącz­ne w tre­ści doku­men­tu. Po udzie­le­niu peł­no­moc­nic­twa łącz­ne­go, doko­na­nie czyn­no­ści nastę­pu­je wte­dy, gdy peł­no­moc­ni­cy dzia­ła­ją jed­no­cze­śnie, ale tak­że wte­dy, gdy czyn­ność jest doko­na­na przez każ­de­go z nich oddziel­nie i kolejno.

Forma pełnomocnictwa

Peł­no­moc­nic­two do obsłu­gi naj­mu nie­ru­cho­mo­ści może być udzie­lo­ne w dowol­nej for­mie. Nie jest wyma­ga­na jakaś for­ma szcze­gól­na, bowiem samo zawar­cie umo­wy naj­mu nie wyma­ga zacho­wa­nia szcze­gól­nej for­my. Jak z tego wyni­ka, udzie­le­nie peł­no­moc­nic­twa w zwy­kłej for­mie pisem­nej będzie wystar­cza­ją­ce. Wszel­kie czyn­no­ści doko­na­ne na pod­sta­wie takie­go peł­no­moc­nic­twa będą tak samo waż­ne jak­by doko­ny­wał ich reprezentowany.

Z prak­tycz­ne­go punk­tu widze­nia, dużo wia­ry­god­niej w oczach najem­ców wyglą­da­ją peł­no­moc­nic­twa, w któ­rych nota­riusz poświad­czył pod­pis moco­daw­cy. Koszt takie­go poświad­cze­nia pod­pi­su nie prze­kra­cza 25 zł razem z podat­kiem VAT. Nie­ste­ty cią­gle poku­tu­je prze­świad­cze­nie, że doku­men­ty bez wiel­kiej, okrą­głej pie­czę­ci z orłem są nieważne.

Zakres pełnomocnictwa do obsługi najmu

Czyn­ność praw­na wyko­na­na w imie­niu i na rzecz oso­by repre­zen­to­wa­nej wywo­łu­je wobec nie­go wszyst­kie skut­ki praw­ne, jakie wią­żą się z daną czyn­no­ścią. Tak samo ujem­ne, jak i przy­no­szą­ce mu korzyść. Z tego powo­du nale­ży dążyć do szcze­gó­ło­we­go okre­śle­nia zakre­su peł­no­moc­nic­twa. Cho­dzi o to, by z jed­nej stro­ny nie krę­po­wać dzia­ła­nia peł­no­moc­ni­ka, a z dru­giej stro­ny ogra­ni­czyć ryzy­ko naru­sze­nia inte­re­sów mocodawcy.

Inter­pre­ta­cji poszcze­gól­nych zapi­sów peł­no­moc­nic­twa doko­nu­je się z punk­tu widze­nia oso­by trze­ciej, wobec któ­rej moco­daw­ca doko­nu­je czyn­no­ści. Takiej oce­nie pod­le­ga­ją wszyst­kie nie­ja­sne lub nie­peł­ne sformułowania.

Powie­rza­jąc lokal lub budy­nek peł­no­moc­ni­ko­wi, powin­ni­śmy zadbać, by nie tyl­ko mógł on zawrzeć umo­wę naj­mu. Peł­no­moc­nic­two powin­no tak­że obej­mo­wać wie­le innych czyn­no­ści, jakie mogą być koniecz­ne w trak­cie trwa­nia tej umowy.

W pierw­szej kolej­no­ści pro­po­nu­ję w peł­no­moc­nic­twie uwzględ­nić ogól­ne sfor­mu­ło­wa­nie, upo­waż­nia­ją­ce peł­no­moc­ni­ka do admi­ni­stra­cji lokalem.

Udzie­lam peł­no­moc­nic­twa do zarzą­du i admi­ni­stro­wa­nia loka­lem miesz­kal­nym nr ……, poło­żo­nym w .….….….…., przy ul. .….….….….….….…… dla któ­re­go Sąd Rejo­no­wy w ….….….….….….….…. pro­wa­dzi księ­gę wie­czy­stą nr .….….….….….….… oraz wszel­ki­mi pomiesz­cze­nia­mi przynależnymi.

W dal­szej kolej­no­ści prze­cho­dzi­my do roz­sze­rze­nia zakre­su peł­no­moc­nic­twa o doko­ny­wa­nie czynności.

Udzie­lam peł­no­moc­nic­twa do doko­ny­wa­nia wszel­kich czyn­no­ści fak­tycz­nych i praw­nych zwią­za­nych z wyko­ny­wa­niem praw i obo­wiąz­ków wła­ści­cie­la wymie­nio­ne­go loka­lu miesz­kal­ne­go, w tym w szczególności:

a) zawie­ra­nia umów naj­mu oraz doko­ny­wa­nia innych czyn­no­ści praw­nych i fak­tycz­nych zwią­za­nych z umo­wa­mi najmu,

b) pobie­ra­nia czyn­szu i innych należ­no­ści za najem w imie­niu i na rzecz wła­ści­cie­la oraz opłat na rzecz admi­ni­stra­cji, mediów i innych opłat zwią­za­nych z lokalem,

c) pobie­ra­nia kau­cji zabezpieczającej.

Powyż­szy zapis nie upraw­nia peł­no­moc­ni­ka do czyn­no­ści zawar­cia umo­wy sprze­da­ży loka­lu lub prze­nie­sie­nia wła­sno­ści loka­lu pod jakim­kol­wiek innym tytu­łem. Wyni­ka to bowiem z tego, że umo­wa prze­no­szą­ca wła­sność nie­ru­cho­mo­ści albo zobo­wią­zu­ją­ca do prze­nie­sie­nia wła­sno­ści nie­ru­cho­mo­ści dla swej waż­no­ści wyma­ga for­my aktu nota­rial­ne­go. Z tego powo­du rów­nież peł­no­moc­nic­two do zawar­cia takich umów powin­no zostać spo­rzą­dzo­ne w for­mie aktu notarialnego.

W dal­szej czę­ści peł­no­moc­nic­twa powin­ni­śmy upo­waż­nić peł­no­moc­ni­ka do doko­ny­wa­nia czyn­no­ści zwią­za­nych z bie­żą­cym utrzymaniem.

Udzie­lam peł­no­moc­nic­twa do orga­ni­za­cji, zle­ca­nia oraz doko­ny­wa­nia remon­tów, napraw i moder­ni­za­cji wyżej wymie­nio­ne­go loka­lu oraz wypo­sa­że­nia i insta­la­cji w nim znaj­du­ją­cych się, a nad­to do zaku­pu wypo­sa­że­nia dla wyżej wska­za­ne­go lokalu.

Musi­my pamię­tać, że peł­no­moc­nic­two powin­no tak­że obej­mo­wać repre­zen­ta­cję przed urzę­da­mi. W toku naj­mu może być koniecz­ne cho­ciaż­by zamel­do­wa­nie lub wymel­do­wa­nie najem­cy. Poza tym peł­no­moc­nik musi mieć moż­li­wość spraw­dze­nia sta­nu roz­li­czeń z wspól­no­tą miesz­ka­nio­wą czy dostaw­ca­mi mediów, wyra­ża­nia zgo­dy na wymia­nę licz­ni­ków mediów itp.

Udzie­lam peł­no­moc­nic­twa do repre­zen­to­wa­nia i zastę­po­wa­nia oraz dzia­ła­nia w moim imie­niu i na moją rzecz we wszyst­kich spra­wach zwią­za­nych z posia­da­nym loka­lem, w tym doko­ny­wa­nia sto­sow­nych opłat, wobec wszel­kich władz, urzę­dów, orga­nów admi­ni­stra­cji rzą­do­wej i samo­rzą­do­wej, sądów, ban­ków, spół­dziel­ni i wspól­not miesz­ka­nio­wych, osób praw­nych i fizycznych.

Oddziel­ne­go omó­wie­nia wyma­ga peł­no­moc­nic­two do repre­zen­to­wa­nia przed naczel­ni­kiem urzę­du skar­bo­we­go. Ten zakres omó­wię oddziel­nie za kil­ka akapitów.

Pamię­taj­my, że zastę­po­wa­nie nas przy spra­wach zwią­za­nych z loka­lem powin­no tak­że obej­mo­wać dzia­ła­nie peł­no­moc­ni­ka wobec wspól­no­ty miesz­ka­nio­wej albo spół­dziel­ni mieszkaniowej.

Udzie­lam peł­no­moc­nic­twa do repre­zen­to­wa­nia mnie na zebra­niach wspól­no­ty miesz­ka­nio­wej …………. z pra­wem swo­bod­ne­go głosowania;

Udzie­lam peł­no­moc­nic­twa do repre­zen­to­wa­nia mnie na wal­nym zgro­ma­dze­niu spół­dziel­ni miesz­ka­nio­wej …………. z pra­wem swo­bod­ne­go głosowania;

Na koniec doko­nu­je­my zapi­su nie­co uogól­nia­ją­ce­go peł­no­moc­nic­two, nie­mniej jed­nak uogól­nie­nie to doty­czy wcze­śniej okre­ślo­ne­go zakresu.

Udzie­lam tak­że peł­no­moc­nic­twa do skła­da­nia i odbio­ru w moim imie­niu wszel­kich oświad­czeń, zapew­nień, wnio­sków, pism i podań, do odbio­ru i pokwi­to­wa­nia z odbio­ru kore­spon­den­cji, prze­sy­łek, doku­men­tów, a tak­że do wszyst­kich innych dzia­łań fak­tycz­nych i praw­nych, jakie oka­żą się koniecz­ne, przy­dat­ne lub nie­zbęd­ne w związ­ku z reali­za­cją tego pełnomocnictwa.

W peł­no­moc­nic­twie może­my też zazna­czyć, że peł­no­moc­nik może usta­na­wiać dal­szych peł­no­moc­ni­ków (sub­sty­tu­tów). Brak takie­go zazna­cze­nia ozna­cza, że peł­no­moc­nik nie może tego uczy­nić, chy­ba, że usta­wa w kon­kret­nej sytu­acji daje mu do tego prawo.

Nad­to peł­no­moc­nik umo­co­wa­ny jest do usta­na­wia­nia dal­szych pełnomocnictw.

Dodat­ko­wo może­my peł­no­moc­ni­ko­wi zezwo­lić na dzia­ła­nie „z samym sobą”. Z taką sytu­acją będzie­my mie­li do czy­nie­nia wte­dy, gdy peł­no­moc­nik jed­no­cze­śnie dzia­ła jako repre­zen­tant moco­daw­cy oraz doko­nu­je czyn­no­ścią w imie­niu wła­snym z moco­daw­cą. W okre­ślo­nych przy­pad­kach dzia­ła­nie takie jest zabro­nio­ne przez prze­pi­sy prawa.

Peł­no­moc­nik może skła­dać oświad­cze­nia w moim imie­niu tak­że same­mu sobie.

Pełnomocnictwo do działania przed naczelnikiem urzędu skarbowego

Zawie­ra­jąc umo­wę naj­mu oka­zjo­nal­ne­go loka­lu musi­my pamię­tać, że oso­ba fizycz­na nie pro­wa­dzą­ca dzia­łal­no­ści gospo­dar­czej zwią­za­nej z wynaj­mem loka­lu, zgła­sza zawar­cie umo­wy naj­mu oka­zjo­nal­ne­go loka­lu naczel­ni­ko­wi urzę­du skar­bo­we­go wła­ści­we­mu ze wzglę­du na miej­sce zamiesz­ka­nia wynaj­mu­ją­ce­go. Zgło­sze­nia tego doko­nu­je się w ter­mi­nie 14 dni od dnia roz­po­czę­cia najmu.

Z powyż­sze­go powo­du, udzie­la­jąc peł­no­moc­nic­twa do zawie­ra­nia umo­wy naj­mu, od razu zaopa­trz­my peł­no­moc­ni­ka tak­że w peł­no­moc­nic­two do dzia­ła­nia w swo­im imie­niu przed naczel­ni­kiem urzę­du skar­bo­we­go. Peł­no­moc­nic­twa szcze­gól­ne­go powin­no udzie­lać się na spe­cjal­nym for­mu­la­rzu PPS‑1. Peł­no­moc­nic­two szcze­gól­ne upo­waż­nia do dzia­ła­nia we wska­za­nej spra­wie podat­ko­wej lub innej wska­za­nej w nim spra­wie nale­żą­cej do wła­ści­wo­ści orga­nu podat­ko­we­go lub orga­nu kon­tro­li skarbowej.

Zło­że­nie tego peł­no­moc­nic­twa pod­le­ga opła­cie skar­bo­wej w wyso­ko­ści 17 zł o czym napi­sa­łem kil­ka aka­pi­tów niżej.

Korzystanie z pełnomocnictwa

Korzy­sta­jąc z peł­no­moc­nic­twa, peł­no­moc­nik oka­zu­je peł­no­moc­nic­two oso­bie, wobec któ­rej doko­nu­je czyn­no­ści. Czę­sto spo­rzą­dza się też w takiej sytu­acji odpis (kse­ro­ko­pię) takie­go peł­no­moc­nic­twa i dołą­cza do innych dokumentów.

Skła­da­ne przez peł­no­moc­ni­ka oświad­cze­nia lub zawie­ra­ne w jego imie­niu umo­wy, powin­ny obej­mo­wać wska­za­nie oso­by, któ­rą peł­no­moc­nik repre­zen­tu­je. Jeże­li nie doko­na­no by takie­go wska­za­nia, to przyj­mu­je się, że peł­no­moc­nik skła­da oświad­cze­nie w swo­im imie­niu. Czy­li naj­pierw wymie­nia­my dane oso­by w imie­niu i na rzecz któ­rej dzia­ła peł­no­moc­nik, a następ­nie doda­je­my zapis:

w imie­niu i na rzecz któ­re­go dzia­ła, na pod­sta­wie peł­no­moc­nic­twa z dnia .….….….….……, ……………………………………… zamiesz­ka­ły w ………………… przy ul. ………………………………….

Nale­ży pamię­tać, że zło­że­nie doku­men­tu stwier­dza­ją­ce­go udzie­le­nie peł­no­moc­nic­twa albo jego odpi­su, wypi­su lub kopii — w spra­wie z zakre­su admi­ni­stra­cji publicz­nej lub w postę­po­wa­niu sądo­wym pod­le­ga opła­cie skar­bo­wej. Od tej opła­ty jest kil­ka wyjąt­ków, nie mniej jed­nak raczej nie będą one zwią­za­ne z oma­wia­nym peł­no­moc­nic­twem. Orga­nem podat­ko­wym wła­ści­wym w spra­wach opła­ty skar­bo­wej jest wójt (bur­mistrz, pre­zy­dent mia­sta) wła­ści­wy ze wzglę­du na miej­sce zło­że­nia doku­men­tu. Ozna­cza to, że opła­tę wno­si­my na rachu­nek urzę­du, któ­ry obsłu­gu­je wój­ta (bur­mi­strza, pre­zy­den­ta mia­sta) gmi­ny, na tere­nie któ­rej zło­ży­li­śmy peł­no­moc­nic­two. Opła­ta skar­bo­wa wyno­si 17 zł. Obo­wią­zek zapła­ty opła­ty skar­bo­wej powsta­je z chwi­lą zło­że­nia doku­men­tu stwier­dza­ją­ce­go udzie­le­nie peł­no­moc­nic­twa w orga­nie admi­ni­stra­cji publicz­nej lub sądzie.

Wygaśnięcie pełnomocnictwa

Peł­no­moc­nic­two wyga­sa z chwi­lą śmier­ci moco­daw­cy lub peł­no­moc­ni­ka. Co praw­da, pra­wo dopusz­cza moż­li­wość zastrze­że­nia w tre­ści peł­no­moc­nic­twa, że w wypad­ku śmier­ci moco­daw­cy ono nie wyga­śnie, lecz nie będzie to mia­ło zasto­so­wa­nia przy oma­wia­nym prze­zna­cze­niu peł­no­moc­nic­twa. Jeże­li peł­no­moc­nic­two udzie­lo­ne jest oso­bie praw­nej, to wyga­sa ono z chwi­lą jej likwidacji.

Samo peł­no­moc­nic­two może zawie­rać ter­min, do któ­re­go ono jest waż­ne.

Moco­daw­ca może w każ­dym cza­sie i bez żad­ne­go uza­sad­nie­nia odwo­łać peł­no­moc­nic­two. Jest to zwią­za­ne ze szcze­gól­nym zaufa­niem moco­daw­cy do peł­no­moc­ni­ka. Odwo­ła­nie jest jed­no­stron­nym i bar­dzo nie­for­mal­nym oświad­cze­niem woli. Wystar­czy zako­mu­ni­ko­wa­nie tego peł­no­moc­ni­ko­wi. Nie jest wyma­ga­ne zacho­wa­nie jakiejś szcze­gól­nej for­my. Peł­no­moc­nic­two udzie­lo­ne w for­mie aktu nota­rial­ne­go moż­na odwo­łać w zwy­kłej for­mie pisem­nej lub nawet ustnie.

Rów­nież peł­no­moc­nik może zrzec się peł­no­moc­nic­twa. Rów­nież to oświad­cze­nie jest odfor­ma­li­zo­wa­ne i wyma­ga jedy­nie zako­mu­ni­ko­wa­nia tego mocodawcy.

Po wyga­śnię­ciu umo­co­wa­nia peł­no­moc­nik obo­wią­za­ny jest zwró­cić moco­daw­cy doku­ment peł­no­moc­nic­twa. Może on żądać poświad­czo­ne­go odpi­su tego doku­men­tu. Wyga­śnię­cie umo­co­wa­nia powin­no być w takim wypad­ku na odpi­sie zaznaczone.