Podzielniki – jak rozliczać z najemcą koszty ogrzewania

By | 20 maja 2017

Dość często zdarza się, że najemca zwalnia nasze mieszkanie w czasie trwania sezonu, w którym rozliczane roczne opłaty za ogrzewanie. W tej sytuacji stajemy przed dylematem, jak sprawiedliwie podzielić koszty ciepła by z jednej strony nie mieć straty, a z drugiej strony by najemca nie zapłacił więcej niż powinien. Czy to jest w ogóle możliwe? 

Jak działa podzielnik kosztów ogrzewania?

Na początku muszę przynajmniej pokrótce przybliżyć Ci działanie podzielnika. Jest to niezbędne, by zrozumieć dalszy ciąg rozważań i efekt końcowy w postaci rozliczenia.

Podzielnik nie zlicza zużytego ciepła. Zaskoczenie? Niestety tak to wygląda – podzielnik nie jest urządzeniem pomiarowym. Służy on tylko do rozdzielenia kosztów ogrzewania budynku na użytkowników poszczególnych lokali.

W naszych rozważaniach skupimy się na podzielnikach elektronicznych, gdyż podzielniki działających na zasadzie parowania cieczy już są praktycznie niespotykane. Urządzenia elektroniczne zgodne są z normą PN-EN 834:2013-12. Norma ta określa minimalne wymagania dotyczące konstrukcji, materiałów, wytwarzania, instalacji, działania i oceny wartości wskazywanych przez ten przyrząd pomiarowy. Norma ta określa także sposoby korygowania wskazań podzielników prowadzące do ostatecznego rozdzielenia kosztów ogrzewania całego budynku.

Podzielnik został zamontowany na grzejniku przez dostawcę systemu rozliczeń. Poprawny montaż obejmuje nie tylko ścisłe zamocowanie podzielnika, ale przede wszystkim musi być on przeprowadzony w odpowiednim miejscu grzejnika.

Podzielniki systemu Ista mają wewnątrz dwa czujniki temperatury. Jeden z nich mierzy temperaturę grzejnika (a właściwie to temperaturę przewodzącej ciepło płytki), a drugi temperaturę powietrza w pomieszczeniu. Jednostki naliczane przez podzielnik są jednostkami bezwymiarowymi – jak już wcześniej pisałem, nie mierzą zużycia ciepła. Podzielnik systemu Ista rozpoczyna naliczanie jednostek, gdy temperatura powierzchni grzejnika jest wyższa niż 23 st. C oraz gdy różnica temperatur między powierzchnią grzejnika, a powietrzem w pomieszczeniu przekracza 4,5 K. Szybkość naliczania kolejnych jednostek uzależniona jest w głównej mierze temperaturą grzejnika – im wyższa jego temperatura tym szybciej podzielnik zalicza kolejne jednostki. Naliczone jednostki pozwalają na rozliczenie kosztów ogrzania budynku na użytkowników poszczególnych lokali.

Na czym polega rozliczenie kosztów ogrzewania podzielnikami?

Już wiesz, że podzielnik nie mierzy ilości zużytego ciepła, ale jedynie służy do w miarę sprawiedliwego podzielenia kosztów ogrzewania całego budynku na użytkowników poszczególnych lokali. W miarę sprawiedliwego, ponieważ nigdy nie będzie ono do końca precyzyjne i to z kilku powodów. Po pierwsze, system podzielnikowy nie liczy zużytego ciepła, a jedynie stara się go odwzorować na podstawie różnic temperatur, temperatury grzejnika i czasu ogrzewania (pracy grzejników). Po drugie, ciepło ma to do siebie, że przechodzi pomiędzy mieszkaniami przez nieizolowane ściany wewnętrzne i tym zasadniczo różni się od zużycia prądu czy wody. Po trzecie wreszcie, piony grzejników również ogrzewają nasze mieszkania i nie mamy wpływu na ich temperaturę.

W skrócie, rozliczenie kosztów ogrzewania polega na podziale wszystkich kosztów ogrzania budynku na poszczególne lokale przy pomocy proporcji, którą ustalamy na podstawie wskazań podzielników. Z tego powodu, wszystkie podzielniki w całym budynku powinny być identyczne i wszystkie grzejniki w budynku powinny mieć prawidłowo zainstalowane podzielniki.

Typowe rozliczenie lokalu wygląda tak jak poniżej na moim przykładzie.

Przedstawiony przykład jest typowy. W wielu spółdzielniach lub wspólnotach może on wyglądać odmiennie. Może też być zastosowana nieco inna nomenklatura. Zmiana pojęć przypisanych poszczególnym składowym rozliczenia nie zmienia istoty obliczeń. Trzeba tylko przeanalizować zapisy zawarte w rozliczeniu by dojść do wyniku końcowego.

Teraz pokażę Ci co po kolei wykonała firma i skąd wziął się końcowy wynik z nadpłatą/niedopłatą.

Zaczniemy trochę od końca, a mianowicie od części C. Ustalenie jednostek zużycia.

W tej strefie rozliczenia ujawniono numery podzielników oraz stan oraz stan końcowy i początkowy jaki wskazywał podzielnik. W większości przypadków stan początkowy będzie wskazywał 0 bo na początek każdego sezonu grzewczego stany podzielników są zerowane. Natomiast jeżeli lokal zmienia właściciela w trakcie trwania sezonu, to wtedy właśnie w pozycji stan początkowy, u nabywcy pojawią się wartości odczytane z podzielnika w dniu przekazania lokalu. W wyniku odjęcia od stanu końcowego stanu początkowego wyliczana jest różnica, która obciąża adresata rozliczenia.

W kolejnej kolumnie widzimy wskaźnik UF. Wskaźnik ten jest współczynnikiem związanym z wydajnością cieplną danego grzejnika w stosunku do wydajności cieplnej grzejnika wzorcowego. Innymi słowy wartość tego współczynnika związana jest z mocą jaką może dostarczyć nam grzejnik. Na moc oczywiście wpływa sama konstrukcja grzejnika, ale także jego wielkość, np. ilość „żeberek” w rozwiązaniach modułowych.

W dalszej części widzimy jeszcze wskaźnik LAF, w niektórych rozliczeniach nazywany także współczynnikiem wyrównawczym Rm. Współczynnik ten określa niekorzystne położenie lokalu w bryle budynku. Jak już pisałem, ciepło od sąsiada przenika przez przegrody budowlane i z tego powodu prawo energetyczne wymaga, by korygować obciążenia kosztami ogrzewania użytkowników poszczególnych lokali w oparciu o z położenie ich lokalu w bryle budynku. Lokale szczytowe, a także te położne na parterze lub na ostatnim piętrze w budynku są położone bardzo niekorzystnie. Jak widzisz na przykładowym rozliczeniu wskaźnik LAF jest taki sam dla całego lokalu, ale już sąsiad zapewne ma ten wskaźnik określony w innej wysokości.

W wyniku przemnożenia różnicy wskazań podzielników oraz obu wyżej opisanych wskaźników, firma rozliczająca uzyskała sumę obliczeniowych jednostek zużycia przypadających na dany lokal. Te obliczeniowe jednostki zużycia stanowią właśnie podstawę podzielenia na użytkowników poszczególnych lokali kosztów ogrzania całego budynku. W oparciu o tę sumę koszty te dzieli się na nich proporcjonalnie.

Teraz przenieśmy swój wzrok do sekcji B. Określenie kwot jednostkowych. W tej części rozliczający wskazał wszystkie koszty jakie zostały poniesione na zakup ciepła do ogrzania budynku (to ta największa kwota). Koszty te niemal wszędzie rozdzielane są na dwie części – koszty zmienne wspólne i koszty zmienne zużycia. Stosuje się tutaj różne proporcje, w zależności od zapisów regulaminów obowiązujących w danej wspólnocie/spółdzielni. O wielkość przyjętej proporcji wielokrotnie toczy się spory, ale tak naprawdę to zwykły użytkownik lokalu nie ma na nią wpływu.

Koszty zmienne wspólne obejmują w formie zryczałtowanej ciepło zużyte na ogrzanie części wspólnych budynku wielolokalowego (klatki schodowe, piwnice strychy) ale też ciepło „oddane” z pionów (rur przechodzących przez wszystkie lokale) i dość często także nieopomiarowanych grzejników w łazience. Koszty zmienne wspólne dzieli się na użytkowników poszczególnych lokali w oparciu o powierzchnię użytkową ich lokali. Innymi słowy, jak widzisz, koszty zmienne wspólne (50.153,04 zł) zostały podzielone przez sumę powierzchni użytkowych wszystkich lokali (5533,50 mkw). W ten sposób ustalono koszt przypadający na metr kwadratowy powierzchni użytkowej lokalu.

Koszty zmienne zużycia to ta część wydatków na zakup ciepła do ogrzania budynku, która dzielona jest na użytkowników lokali w oparciu o wyliczone obliczeniowe jednostki zużycia. Koszty zmienne zużycia (50.153,04 zł) zostały podzielone przez sumę obliczeniowych jednostek zużycia ustaloną dla wszystkich lokali (34.005,5484). W ten sposób wyliczono kwotę jednostkową za każdą obliczeniową jednostkę zużycia.

Dla porządku jedynie zauważę, że w tej sekcji podzielono także koszty samego sporządzenia rozliczenia i utrzymania systemu zainstalowanych podzielników.

Nasze rozważania przenosimy teraz na sam początek rozliczenia – do sekcji A. Rozliczenie indywidualne kosztów. Tutaj znajdujemy już końcowe obliczenie należności za dany sezon grzewczy.

Jak widzisz, zostały naliczone przypadające na dany lokal koszty zmienne wspólne – pomnożono kwotę jednostkową tych kosztów przez powierzchnię użytkową rozliczanego lokalu.

Została też naliczona ta część kosztów zakupu ciepła, która w proporcji przypada na dany lokal – pomnożono ustaloną wcześniej stawkę za obliczeniową jednostkę zużycia przez ilość obliczeniowych jednostek zużycia ustaloną dla danego lokalu.

Do tych kosztów zostały doliczone też koszty obsługi systemu podzielników i samego rozliczenia.

W ten sposób ustalono przypadającą na dany lokal kwotę za zużyte ciepło i obsługę systemu w całym sezonie grzewczym. Od tej wartości odjęto wartość poczynionych w tym sezonie przedpłat (zaliczek) i w ten sposób ustalono wartość dopłaty jaką musimy poczynić albo nadpłaty jaka przypada na naszą rzecz.

Mam nadzieję, że za bardzo nie zanudziłem Ciebie i że zagadka rozliczenia została rozwiązana. Przejdźmy do samego rozliczenia najemców.

Podzielenie kosztów ogrzewania na najemcę

Mieszkania wynajmowane są w różnych okresach. Nie zawsze okresy te pokrywają się z sezonem grzewczym i dlatego zdarza się, że stajemy w obliczu konieczności podzielenia kosztów ogrzewania między kilku najemców albo między siebie a najemcę.

Ciągle zastanawiasz się zapewne po co zrobiłem taki długi wykład na temat działania podzielników i samego rozliczenia. Z tego wykładu wynika jedno bardzo istotne zastrzeżenie – nie można obliczyć kosztów najemcy w trakcie trwania sezonu grzewczego. Można to zrobić dopiero wtedy, gdy otrzymamy rozliczenie końcowe sezonu grzewczego. Dlaczego tak jest? Otóż jest to związane z tym, że w każdym sezonie grzewczym jest inna stawka za obliczeniową jednostkę zużycia i inna stawka za metr kwadratowy powierzchni użytkowej lokalu.

Z tego powodu może się zdarzyć, że rozliczenie kosztów ogrzewania będziesz robić już po rozliczeniu się z najemcą z kaucji. Przypominam, że masz na to miesiąc licząc od dnia, w którym nastąpiło opróżnienie lokalu. Z tego powodu rozliczenie kosztów ogrzewania często robi się dopiero po kilku miesiącach po zwrocie kaucji. Dopiero wtedy będziesz zwracać nadpłatę za ogrzewanie albo będziesz domagać się dopłaty.

Gdy już doczekamy się rozliczenia sezonu możemy przystąpić do podziału kosztów. Każdy z kosztów będziemy dzielić proporcjonalnie, tylko proporcję będziemy ustalać wg innych czynników.

Koszty zmienne wspólne oraz koszty rozliczenia wypadałoby podzielić proporcjonalnie w odniesieniu do okresu w jakim dany najemca zajmował lokal. Jeżeli więc okres rozliczeniowy trwa u Ciebie od września do sierpnia, a najemca mieszkał w okresie od 1 września do końca roku, to powinniśmy mu „przypisać” 4/12 wszystkich kosztów za sezon. Ale zwróć uwagę, że może to być wielce niesprawiedliwe, gdyby najemca de facto mieszkał tylko w okresie, w którym nie trzeba było korzystać z ogrzewania albo wręcz zarządca budynku nie dostarczał ciepła do kaloryferów, np. latem. Niestety z tej sytuacji nie ma żadnego dobrego i sprawiedliwego wyjścia. Musimy się zgodzić na jakieś uproszczenia.

Koszty zmienne zużycia powinniśmy podzielić proporcjonalnie zgodnie z wskazaniami podzielników. Dzięki temu, ten lokator, który lubił ciepło zapłaci za swoją część, a ten co ciepło oszczędzał zapłaci mniej. Wyliczenie proporcji musi składać się z kilku etapów, podobnie jak robi to firma dokonująca rozliczeń dla całego lokalu.

W pierwszej kolejności musimy porównać stany podzielników, jakie spisaliśmy przy przyjęciu lokalu od najemcy, ze stanami początkowymi, a gdy w między czasie podzielniki zostały „wyzerowane” przyjmujemy stan początkowy jako 0. Koniecznie zwróć uwagę na porównanie wskazań konkretnych podzielników – zwróć uwagę na ich numery seryjne wyświetlane na ekraniku.

Po wyliczeniu różnicy wskazań wszystkich podzielników, która powstała w czasie zajmowania mieszkania przez lokatora, przystępujemy do wyliczania obliczeniowych jednostek zużycia. Jak pamiętasz, w pierwszej kolejności mnożymy różnicę przez wskaźnik UF, czyli wskaźnik związany z mocą grzejnika. Tutaj koniecznie zwróć uwagę by przeliczać właściwą różnicę przez właściwy wskaźniki –  znowu patrz na numery seryjne podzielników. To co uzyskasz musisz teraz przemnożyć przez wskaźnik LAF, czyli ten, którego wysokość jest uzależniona od położenia lokalu w bryle budynku. Po obliczeniu całości i zsumowaniu, uzyskujemy sumę obliczeniowych jednostek zużycia przypadających na najemcę.

Dalej już bardzo prosto. Wyliczoną przez nas sumę obliczeniowych jednostek zużycia mnożymy przez kwotę jednostkową wskazaną w rozliczeniu i w ten sposób uzyskujemy kwotę jaka obciąża najemcę z tytułu kosztów zmiennych zużycia.

Po zsumowaniu kwoty obciążającej najemcę z kosztów zmiennych wspólnych i kwotę kosztów zmiennych zużycia uzyskujemy sumę rachunku najemcy. Od tego odejmujemy sumę wpłaconych zaliczek i wychodzi nam nadpłata albo kwota do zapłaty.

Skomplikowane? No to przykład.

Najemca mieszkał w moim mieszkaniu w okresie od 10 stycznia 2014 roku do 31 stycznia 2016 roku. Okres rozliczeniowy w spółdzielni trwa od 1 września do 31 sierpnia. A zatem okres przed 1 września 2015 roku został już wcześniej rozliczony. Będzie mnie interesował tylko okres od 1 września 2015 roku do 31 stycznia 2016 roku. W listopadzie 2016 roku otrzymałem rocznie rozliczenie jak poniżej.

Obliczenie kosztów zmiennych wspólnych przypadających na najemcę

Jak już wcześniej napisałem, przyjmuję, że najemca powinien tę część uregulować wg okresu w jakim zajmował lokal w danym okresie rozliczeniowym. Były to miesiące od 1 września 2015 roku do 31 stycznia 2016 roku, a więc 5 miesięcy. Kwotę 565,56 zł mnożę przez proporcję 5 miesięcy / 12 miesięcy.

565,56 zł x 5/12 = 235,65 zł

Obliczanie kosztów rozliczenia i używania systemów podzielników

Analogicznie jak powyżej obliczamy tę część proporcją.

51,66 zł x 5/12 = 21,53 zł 

Obliczenie kosztów zmiennych zużycia

Przy odbiorze od najemcy lokalu spisaliśmy wskazania wszystkich podzielników. Kształtowały się one następująco.

Ponieważ rozpoczęcie okresu rozliczeniowego nastąpiło w okresie gdy najemca zamieszkiwał, stan początkowy podzielnika został wyzerowany przez firmę prowadzącą system rozliczeniowy. A zatem jako stan początkowy przyjmuję 0 i wyliczam różnicę.

Dalej w obliczeniach uwzględniam wskaźnik UF – moc grzejnika. Baczę przy tym by przyjąć właściwy wskaźnik do właściwego numeru seryjnego podzielnika.

Teraz uzupełniam wskaźnik LAF – położenie lokalu w bryle budynku. Tutaj wskaźnik jest taki sam dla całego lokalu.

Teraz już tylko mnożenie różnicy przez UF i przez LAF i mogę wyliczyć obliczeniowe jednostki zużycia i w konsekwencji obliczyć sumę obliczeniowych jednostek zużycia.

Teraz wyliczamy koszty zmienne zużycia przypadające na najemcę. Wyliczoną sumę obliczeniowych jednostek zużycia mnożymy przez kwotę jednostkową z rozliczenia.

Teraz możemy już zsumować wyliczone koszty zmienne wspólne, wyliczone koszty rozliczenia i używania systemów podzielników oraz wyliczone koszty zmienne zużycia

235,65 zł + 21,53 zł + 512,36 zł =  769,54 zł

W okresie, który obliczam najemca wpłacił zaliczkowo kwotę 695,75 zł. Pozostaje nam tylko odjąć od kwoty zaliczki, kwotę obciążającą najemcę.

695,75 zł – 769,54 zł = 73,79 zł

Kwotę 73,79 zł powinien najemca mi dopłacić za okres, w którym zamieszkiwał w mieszkaniu.

Jak widzisz rozliczenie kosztów ogrzewania jest dosyć skomplikowane. Myślę jednak, że po przeanalizowaniu powyższego tekstu nabędziesz nowych umiejętności i będziesz samodzielnie i bardzo precyzyjnie rozliczać z najemcami koszty ogrzewania.

 

  • Joanna Pogorzelska

    Jak po oddaniu kaucji wyegzekwować dopłatę za ogrzewanie? Ja ostatnim razem pobrałam zaliczkę z kaucji – spisana umowa i po dostaniu rozliczenia ciepła musiałam jeszcze dopłacać 100zł z własnej kieszeni?

    • skarbonamamony

      Wezwać pisemnie do zapłaty, a w razie odmowy można skierować pozew do sądu.

  • Joanna O

    Dzień dobry
    We wspólnocie jest 13 mieszkań, wszystkie mają po ok. 50 m, są podobnie usytuowane czyli są środkowe oprócz parteru i ostatniego piętra. Podzielniki firmy Minol. 11 mieszkan ma niedopłatę po ok 1000 pln i po ok. 1200 zużytych jednostek a 2 mieszkania mają ogromną nadpłatę i po ok 100 zużytych jednostek. Nadpłata jest rozliczana czynszem więc dodatkową korzyścią jest opłacony czynsz za kilka miesięcy.
    Jak się Pan domyśla jestem jedną z tych 11:)
    Jakaś porada? Ze strony zarządcy brak jakiejkolwiek chęci wyjaśnienia tej sytuacji. Podzielniki założono 3 lata temu a ja kupiłam tam lokal rok temu więc nie mam skali porównawczej. Większość mieszkań jest w najmie długo i krotkoterminowym a właściciele mieszkają w innych miastach.
    Pozdrawiam
    Joanna

    • skarbonamamony

      Zasada działania podzielników jest opisana wyżej. Z niej wynika kilka podstawowych zasad, na które trzeba uczulić najemców:

      1) Wietrzenie pomieszczeń powinno być intensywne i następować dopiero po ostygnięciu grzejnika. Nie wystarczy zakręcenie termostatu. Grzejnik musi ostygnąć! To najczęstszy błąd.
      2) Jeżeli mamy nieopomiarowane grzejniki (np. w łazience) to drzwi do łazienki muszą być zwykle mocno uchylone („darmowe” ciepło).
      3) Jeżeli najemca wyjeżdża na ponad dobę to zakręca grzejnik.
      4) Nawet uchylone na stałe okno przy okręconych grzejnikach jest zakazane.
      5) Lepiej stale utrzymywać lekko ciepły grzejnik niż odkręcać co jakiś czas na full.
      6) Jeżeli pomiędzy poszczególnymi pokojami są znaczne różnice we wskazaniach (różnice krotności) to trzeba też porozmawiać z użytkownikiem tego pokoju.

      Poza tym zapewne przez cały rok były płacone bardzo niskie zaliczki i stąd te dopłaty.

  • Agnieszka78

    Mam problem właśnie z odzyskaniem pieniędzy za ogrzewanie lokatorzy wyprowadzili się w na koniec stycznia rozliczenie przyszło w zeszłym miesiącu mąż co prawda odliczył kwotę za zużycie jak rok wcześniej ale nie myśleliśmy że w tym będzie to kwota większa z 250 zł za wodę i ogrzewanie za poprzedni sezon czyli 2015-2016 a w tym 2016-2017 jest to 2800 zł w dwa tygodnie po odczycie liczników w styczniu się wyprowadzili i przez te 2 tygodnie nabili kolejne 500 jednostek czyli ok 1000 zł (1,98 z jednostkę). Mąż nieświadomy tego co zrobili nadpisał że się rozliczyliśmy czy w takim wypadku możemy starać się oto by zapłacili za faktyczne zużycie i jak to zrobić?

    • skarbonamamony

      Trzeba dokonać rozliczenia i wraz z wezwaniem do zapłaty przesłać najemcy. Jeżeli nie zapłaci to pozostaje pozew do sądu.

      • Agnieszka78

        Dziękuje i Pozdrawiam