Pełnomocnictwo do zawarcia i wykonywania umowy najmu

By | 25 września 2016

11840881_m

Jeżeli wynajmujemy lokal, może przydarzyć nam się taka sytuacja, że nie będziemy mogli osobiście zawrzeć umowy najmu. Na przykład wtedy, gdy pilnie musimy wyjechać albo mieszkamy w zupełnie innej miejscowości bądź kraju. Zresztą, możemy po prostu nie mieć ochoty na samodzielne poszukiwanie najemy i zlecamy działanie w naszym imieniu innej osobie. W każdym z tych przypadków ustanawiamy pełnomocnika do działania w naszym imieniu.

Czym jest pełnomocnictwo

Pełnomocnictwo jest umocowaniem do działania w cudzym imieniu, na podstawie jednostronnego oświadczenia osoby reprezentowanej. Przedstawiciel (pełnomocnik), na podstawie pełnomocnictwa może dokonywać z osobą trzecią czynności prawnych, które wywierają skutki w sferze prawnej reprezentowanego. Innymi słowy, czynności prawne wykonane przez pełnomocnika są wykonane w imieniu i na rzecz osoby reprezentowanej.

Oczywiście pełnomocnictwo może dotyczyć nie tylko czynności prawnych, ale także czynności faktycznych, np. wydania lokalu, przyjęcia zapłaty czynszu itp.

Pełnomocnictwo może dotyczyć niemal każdej czynności prawnej. Odwrotnie patrząc – niemal każdą czynność prawną można dokonać przez pełnomocnika. Z bardziej ekstremalnych czynności mogę wymienić chociażby złożenie oświadczenia o zawarciu związku małżeńskiego, które, co prawda, wymaga zezwolenia sądu i tylko z ważnych powodów może być dokonane przez pełnomocnika. Zakres czynności, których nie można dokonać przez pełnomocnika określają ustawy (np. uznanie ojcostwa), albo wynikają z osobistego charakteru czynności prawnej (np. sporządzenie testamentu).

Osoba pełnomocnika i reprezentowanego

Reprezentowany, udzielając pełnomocnictwa, powinien mieć pełną zdolność do czynności prawnych. Oznacza to, że powinna to być osoba pełnoletnia, której nie ubezwłasnowolniono chociażby częściowo. Nie będziemy tutaj rozważać czysto akademickich przypadków, gdy przedstawiciel ustawowy osoby ograniczonej w zdolności do czynności prawnych oddaje jej określone przedmioty majątkowe (np. lokal) do swobodnego użytku. W teorii, osoba ta uzyskuje pełną zdolność w zakresie czynności prawnych, które tych przedmiotów dotyczą. Wyjątek stanowią czynności prawne, do których dokonania nie wystarcza według ustawy zgoda przedstawiciela ustawowego. To czysto teoretyczne przypadki, dlatego najważniejsze jest by zapamiętać, że reprezentowany w chwili udzielenia pełnomocnictwa powinien mieć pełną zdolność do czynności prawnych. Co ciekawe, pełnomocnictwo nie wygasa na skutek ograniczenia zdolności prawnej osoby reprezentowanej już po jego udzieleniu.

Gdyby właścicieli lokalu było kilku, niezależnie od tego czy mamy do czynienia z współwłasnością ułamkową czy wynikającą chociażby z wspólności ustawowej małżeńskiej, to pełnomocnictwo powinno być udzielone przez wszystkich współwłaścicieli.

Pełnomocnikiem może być osoba posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych lub ograniczoną zdolność do czynności prawnej.

Pełnomocnictwo może być udzielone także kilku osobom. W takim wypadku, gdy nie zawiera ono innych ustaleń, każdy z pełnomocników może działać samodzielnie. Jeżeli chcemy, by pełnomocnicy mogli działać tylko razem, należy wyraźnie zastrzec pełnomocnictwo łączne w treści dokumentu. Po udzieleniu pełnomocnictwa łącznego, dokonanie czynności następuje wtedy, gdy pełnomocnicy działają jednocześnie, ale także wtedy, gdy czynność jest dokonana przez każdego z nich oddzielnie i kolejno.

Forma pełnomocnictwa

Pełnomocnictwo do obsługi najmu nieruchomości może być udzielone w dowolnej formie. Nie jest wymagana jakaś forma szczególna, bowiem samo zawarcie umowy najmu nie wymaga zachowania szczególnej formy. Jak z tego wynika, udzielenie pełnomocnictwa w zwykłej formie pisemnej będzie wystarczające. Wszelkie czynności dokonane na podstawie takiego pełnomocnictwa będą tak samo ważne jakby dokonywał ich reprezentowany.

Z praktycznego punktu widzenia, dużo wiarygodniej w oczach najemców wyglądają pełnomocnictwa, w których notariusz poświadczył podpis mocodawcy. Koszt takiego poświadczenia podpisu nie przekracza 25 zł razem z podatkiem VAT. Niestety ciągle pokutuje przeświadczenie, że dokumenty bez wielkiej, okrągłej pieczęci z orłem są nieważne.

Zakres pełnomocnictwa do obsługi najmu

Czynność prawna wykonana w imieniu i na rzecz osoby reprezentowanej wywołuje wobec niego wszystkie skutki prawne, jakie wiążą się z daną czynnością. Tak samo ujemne, jak i przynoszące mu korzyść. Z tego powodu należy dążyć do szczegółowego określenia zakresu pełnomocnictwa. Chodzi o to, by z jednej strony nie krępować działania pełnomocnika, a z drugiej strony ograniczyć ryzyko naruszenia interesów mocodawcy.

Interpretacji poszczególnych zapisów pełnomocnictwa dokonuje się z punktu widzenia osoby trzeciej, wobec której mocodawca dokonuje czynności. Takiej ocenie podlegają wszystkie niejasne lub niepełne sformułowania.

Powierzając lokal lub budynek pełnomocnikowi, powinniśmy zadbać, by nie tylko mógł on zawrzeć umowę najmu. Pełnomocnictwo powinno także obejmować wiele innych czynności, jakie mogą być konieczne w trakcie trwania tej umowy.

W pierwszej kolejności proponuję w pełnomocnictwie uwzględnić ogólne sformułowanie, upoważniające pełnomocnika do administracji lokalem.

Udzielam pełnomocnictwa do zarządu i administrowania lokalem mieszkalnym nr ……, położonym w …………….., przy ul. …………………………. dla którego Sąd Rejonowy w ………………………….. prowadzi księgę wieczystą nr ………………………. oraz wszelkimi pomieszczeniami przynależnymi.

W dalszej kolejności przechodzimy do rozszerzenia zakresu pełnomocnictwa o dokonywanie czynności.

Udzielam pełnomocnictwa do dokonywania wszelkich czynności faktycznych i prawnych związanych z wykonywaniem praw i obowiązków właściciela wymienionego lokalu mieszkalnego, w tym w szczególności:

a) zawierania umów najmu oraz dokonywania innych czynności prawnych i faktycznych związanych z umowami najmu,

b) pobierania czynszu i innych należności za najem w imieniu i na rzecz właściciela oraz opłat na rzecz administracji, mediów i innych opłat związanych z lokalem,

c) pobierania kaucji zabezpieczającej.

Powyższy zapis nie uprawnia pełnomocnika do czynności zawarcia umowy sprzedaży lokalu lub przeniesienia własności lokalu pod jakimkolwiek innym tytułem. Wynika to bowiem z tego, że umowa przenosząca własność nieruchomości albo zobowiązująca do przeniesienia własności nieruchomości dla swej ważności wymaga formy aktu notarialnego. Z tego powodu również pełnomocnictwo do zawarcia takich umów powinno zostać sporządzone w formie aktu notarialnego.

W dalszej części pełnomocnictwa powinniśmy upoważnić pełnomocnika do dokonywania czynności związanych z bieżącym utrzymaniem.

Udzielam pełnomocnictwa do organizacji, zlecania oraz dokonywania remontów, napraw i modernizacji wyżej wymienionego lokalu oraz wyposażenia i instalacji w nim znajdujących się, a nadto do zakupu wyposażenia dla wyżej wskazanego lokalu.

Musimy pamiętać, że pełnomocnictwo powinno także obejmować reprezentację przed urzędami. W toku najmu może być konieczne chociażby zameldowanie lub wymeldowanie najemcy. Poza tym pełnomocnik musi mieć możliwość sprawdzenia stanu rozliczeń z wspólnotą mieszkaniową czy dostawcami mediów, wyrażania zgody na wymianę liczników mediów itp.

Udzielam pełnomocnictwa do reprezentowania i zastępowania oraz działania w moim imieniu i na moją rzecz we wszystkich sprawach związanych z posiadanym lokalem, w tym dokonywania stosownych opłat, wobec wszelkich władz, urzędów, organów administracji rządowej i samorządowej, sądów, banków, spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych, osób prawnych i fizycznych.

Oddzielnego omówienia wymaga pełnomocnictwo do reprezentowania przed naczelnikiem urzędu skarbowego. Ten zakres omówię oddzielnie za kilka akapitów.

Pamiętajmy, że zastępowanie nas przy sprawach związanych z lokalem powinno także obejmować działanie pełnomocnika wobec wspólnoty mieszkaniowej albo spółdzielni mieszkaniowej.

Udzielam pełnomocnictwa do reprezentowania mnie na zebraniach wspólnoty mieszkaniowej …………. z prawem swobodnego głosowania;

Udzielam pełnomocnictwa do reprezentowania mnie na walnym zgromadzeniu spółdzielni mieszkaniowej …………. z prawem swobodnego głosowania;

Na koniec dokonujemy zapisu nieco uogólniającego pełnomocnictwo, niemniej jednak uogólnienie to dotyczy wcześniej określonego zakresu.

Udzielam także pełnomocnictwa do składania i odbioru w moim imieniu wszelkich oświadczeń, zapewnień, wniosków, pism i podań, do odbioru i pokwitowania z odbioru korespondencji, przesyłek, dokumentów, a także do wszystkich innych działań faktycznych i prawnych, jakie okażą się konieczne, przydatne lub niezbędne w związku z realizacją tego pełnomocnictwa.

W pełnomocnictwie możemy też zaznaczyć, że pełnomocnik może ustanawiać dalszych pełnomocników (substytutów). Brak takiego zaznaczenia oznacza, że pełnomocnik nie może tego uczynić, chyba, że ustawa w konkretnej sytuacji daje mu do tego prawo.

Nadto pełnomocnik umocowany jest do ustanawiania dalszych pełnomocnictw.

Dodatkowo możemy pełnomocnikowi zezwolić na działanie „z samym sobą”. Z taką sytuacją będziemy mieli do czynienia wtedy, gdy pełnomocnik jednocześnie działa jako reprezentant mocodawcy oraz dokonuje czynnością w imieniu własnym z mocodawcą. W określonych przypadkach działanie takie jest zabronione przez przepisy prawa.

Pełnomocnik może składać oświadczenia w moim imieniu także samemu sobie.

Pełnomocnictwo do działania przed naczelnikiem urzędu skarbowego

Zawierając umowę najmu okazjonalnego lokalu musimy pamiętać, że osoba fizyczna nie prowadząca działalności gospodarczej związanej z wynajmem lokalu, zgłasza zawarcie umowy najmu okazjonalnego lokalu naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania wynajmującego. Zgłoszenia tego dokonuje się w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu.

Z powyższego powodu, udzielając pełnomocnictwa do zawierania umowy najmu, od razu zaopatrzmy pełnomocnika także w pełnomocnictwo do działania w swoim imieniu przed naczelnikiem urzędu skarbowego. Pełnomocnictwa szczególnego powinno udzielać się na specjalnym formularzu PPS-1. Pełnomocnictwo szczególne upoważnia do działania we wskazanej sprawie podatkowej lub innej wskazanej w nim sprawie należącej do właściwości organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej.

Złożenie tego pełnomocnictwa podlega opłacie skarbowej w wysokości 17 zł o czym napisałem kilka akapitów niżej.

Korzystanie z pełnomocnictwa

Korzystając z pełnomocnictwa, pełnomocnik okazuje pełnomocnictwo osobie, wobec której dokonuje czynności. Często sporządza się też w takiej sytuacji odpis (kserokopię) takiego pełnomocnictwa i dołącza do innych dokumentów.

Składane przez pełnomocnika oświadczenia lub zawierane w jego imieniu umowy, powinny obejmować wskazanie osoby, którą pełnomocnik reprezentuje. Jeżeli nie dokonano by takiego wskazania, to przyjmuje się, że pełnomocnik składa oświadczenie w swoim imieniu. Czyli najpierw wymieniamy dane osoby w imieniu i na rzecz której działa pełnomocnik, a następnie dodajemy zapis:

w imieniu i na rzecz którego działa, na podstawie pełnomocnictwa z dnia ………………….., ……………………………………… zamieszkały w ………………… przy ul. ………………………………….

Należy pamiętać, że złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa albo jego odpisu, wypisu lub kopii – w sprawie z zakresu administracji publicznej lub w postępowaniu sądowym podlega opłacie skarbowej. Od tej opłaty jest kilka wyjątków, nie mniej jednak raczej nie będą one związane z omawianym pełnomocnictwem. Organem podatkowym właściwym w sprawach opłaty skarbowej jest wójt (burmistrz, prezydent miasta) właściwy ze względu na miejsce złożenia dokumentu. Oznacza to, że opłatę wnosimy na rachunek urzędu, który obsługuje wójta (burmistrza, prezydenta miasta) gminy, na terenie której złożyliśmy pełnomocnictwo. Opłata skarbowa wynosi 17 zł. Obowiązek zapłaty opłaty skarbowej powstaje z chwilą złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa w organie administracji publicznej lub sądzie.

Wygaśnięcie pełnomocnictwa

Pełnomocnictwo wygasa z chwilą śmierci mocodawcy lub pełnomocnika. Co prawda, prawo dopuszcza możliwość zastrzeżenia w treści pełnomocnictwa, że w wypadku śmierci mocodawcy ono nie wygaśnie, lecz nie będzie to miało zastosowania przy omawianym przeznaczeniu pełnomocnictwa. Jeżeli pełnomocnictwo udzielone jest osobie prawnej, to wygasa ono z chwilą jej likwidacji.

Samo pełnomocnictwo może zawierać termin, do którego ono jest ważne.

Mocodawca może w każdym czasie i bez żadnego uzasadnienia odwołać pełnomocnictwo. Jest to związane ze szczególnym zaufaniem mocodawcy do pełnomocnika. Odwołanie jest jednostronnym i bardzo nieformalnym oświadczeniem woli. Wystarczy zakomunikowanie tego pełnomocnikowi. Nie jest wymagane zachowanie jakiejś szczególnej formy. Pełnomocnictwo udzielone w formie aktu notarialnego można odwołać w zwykłej formie pisemnej lub nawet ustnie.

Również pełnomocnik może zrzec się pełnomocnictwa. Również to oświadczenie jest odformalizowane i wymaga jedynie zakomunikowania tego mocodawcy.

Po wygaśnięciu umocowania pełnomocnik obowiązany jest zwrócić mocodawcy dokument pełnomocnictwa. Może on żądać poświadczonego odpisu tego dokumentu. Wygaśnięcie umocowania powinno być w takim wypadku na odpisie zaznaczone.