Czy umowę najmu trzeba zarejestrować w urzędzie skarbowym?

By | 14 grudnia 2015

podatki

Tego typu pytania to jedne z najczęściej pojawiających się w mailach od moich czytelników. Wynika to przede wszystkim z niewiedzy albo daleko idącej ostrożności. Bardzo często wątpliwości rodzą się wtedy, gdy najemca z jakiegoś powodu „straszy” wynajmującego donosem do skarbówki.

Zgłoszenie umowy najmu w urzędzie skarbowym i wybór formy opodatkowania

Bezpłatny poradnik do natychmiastowego pobrania pomoże rozwiać wszelkie wątpliwości. Zostanie przesłany na podany adres email.

Dzięki niemu wybierzesz najkorzystniejszą formę opodatkowania. W komplecie otrzymasz też wzory wszystkich niezbędnych pism, dzięki którym prosto załatwisz formalności. 

Odpowiedź na to pytanie w zasadzie jest prosta. Poza jednym małym wyjątkiem, zawartych umów najmu nie trzeba rejestrować w urzędzie skarbowym. Ale może od początku.

Obowiązek zgłoszenia zawarcia umowy najmu obowiązywał jeszcze w latach dziewięćdziesiątych ubiegłego stulecia. Było to związane z obowiązującą wtedy ustawą o opłacie skarbowej. Umowy takie podlegały bowiem obowiązkowi uiszczenia od nich opłaty. Było to bardzo kłopotliwe, ponieważ zobowiązanie zapłaty tej opłaty było solidarne i tak naprawdę nie było wiadomo kto miał ją zapłacić. Na tym tle w wypadku kontroli dochodziło do wielu konfliktów pomiędzy stronami umowy. Na szczęście ten obowiązek i to zobowiązanie uchylono z dniem 1 stycznia 2001 roku.

Od tego dnia nie mamy obowiązku rejestracji czy też zgłaszania faktu zawarcia umowy najmu. Zupełnie oddzielną sprawą jest wybór sposobu opodatkowania dochodów uzyskiwanych z najmu. Jeżeli chcemy korzystać z tzw. zasad ogólnych, to nie musimy nic zgłaszać. Ale jeżeli chcemy skorzystać z uproszczonej formy opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów to mamy obowiązek złożenia naczelnikowi naszego urzędu skarbowego odpowiedniego oświadczenia. Nie zawsze to nam się musi opłacać ale na ten temat już kiedyś przygotowałem wpis. Analogicznie zgłoszenia wymaga chęć kwartalnego rozliczania ryczałtu, do czego bardzo namawiam. Dzięki temu zajmujemy się podatkami tylko cztery razy do roku, a nie dwanaście. Prawo do takiego rozliczenia mają niemal wszyscy bo próg stosowania wyłączenia tego uprawnienia jest dość spory. Dodatkowo można zgłosić naczelnikowi urzędu skarbowego chęć rozliczenia podatku od najmu przez jednego z małżonków, gdy przychody te uzyskiwane są z nieruchomości będącej współwłasnością ustawową małżeńską. Może to być optymalne rozwiązanie dla niektórych rodzin.

Tak czy inaczej w rocznym zeznaniu podatkowym i tak musimy wykazać uzyskiwanie przychodu z najmu. Uzyskiwane przychody i związane z nimi koszty, albo tylko uzyskiwane przychody przy opodatkowaniu ryczałtem, musimy wykazać w zeznaniu. Nawet wtedy gdy przychody te są mniejsze niż związane z nimi koszty i w związku z tym nie należy się od nich żaden podatek. Skutecznie możemy bronić się przed zapłatą podatku dochodowego przy pomocy amortyzacji, która jest swoistą tarczą podatkową.

Na samym początku napisałem jednak o jakimś wyjątku. Oczywiście wyjątek taki występuje. Jest nim umowa najmu okazjonalnego. W umowie tej prawa wynajmującego lokal mieszkalny nie są w tak dalekim stopniu ograniczone jak przy zwykłej umowie najmu. Przy umowie najmu okazjonalnego, wynajmujący będący osobą fizyczną, nieprowadzący działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali, zgłasza zawarcie umowy najmu okazjonalnego lokalu mieszkalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania wynajmującego, w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Po bardziej szczegółowej analizie przepisu art. 19b oraz 19e ustawy o ochronie praw lokatorów dochodzimy do wniosku, że za niezgłoszenie zawarcia umowy najmu nie są przewidziane żadne sankcje o charakterze administracyjnym, karnoskarbowym czy też podatkowym. Ale oczywiście jest haczyk. Jeżeli wynajmujący, mimo ciążącego obowiązku, nie zgłosi zawarcia umowy, to traci część uprawnień jakie przysługują mu względem najemcy. Chodzi głównie o uprawnienia związane z możliwością zmieniania czynszu, wypowiadania umowy, swobodą ustalania warunków najmu, a także uprawnienia związane z uproszczoną eksmisją najemcy po ustaniu stosunku najmu. Wszelkie ustalenia pomiędzy stronami, które występują w umowie, w wypadku niezgłoszenia jej zawarcia nie wiążą bowiem najemcy jeżeli są sprzeczne z ustawą o ochronie praw lokatorów. Mamy tu zatem sankcję o charakterze cywilnym.

Myślę, że ten wpis uspokoi wiele osób. Sprawa jest bardzo klarowna i czytelna. Jeżeli chcesz pogłębić swoją wiedzę w tym zakresie oraz skorzystać z wzorów pism do korespondencji z urzędem skarbowym  pobierz ten bezpłatny poradnik. Urzędnik urzędu skarbowego oczywiście może zażądać przedstawienia umowy w wypadku kontroli podatkowej albo przeprowadzania czynności sprawdzających. W takim jednak wypadku żądanie takie otrzymamy w formie pisemnej albo ustnej wciągniętej do protokołu. Ale to już temat na zupełnie inny wpis…

  • Jan Kot

    Umowa najmu okazjonalnego wydaje się być bardzo dobra, ale znalazłem gdzieś w internecie wadę tej umowy. Może się zdarzyć sytuacja gdy Najemca poinformuje Wynajmującego, że adres do którego ma się wyprowadzić, jest nieaktualny i nie i nie poda innego, a następnie Wynajmujący wypowie mu umowę z żądaniem opróżnienia lokalu i skieruje do Sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności.Sąd nada klauzulę wykonalności, a najemca ma 14 dni na jej zaskarżenie ponieważ nie ma się gdzie wyprowadzić. W artykule opisującym tę sytuację było, że Sąd stwierdził iż przedmiotowa umowa najmu zamienia się w tym przypadku w zwykłą umowę najmu, ponieważ najemca nie ma się gdzie wyprowadzić, a Wynajmujący musi złożyć pozew o eksmisję jak w przypadku zwykłej umowy. Czy spotkał się Pan z takim stwierdzeniem sądu?

    • skarbonamamony

      Nie słyszałem. W postępowaniu klauzulowym raczej ciężko podnosić jakieś argumenty merytoryczne. To tak jakby dyskutować z prawomocnym wyrokiem sądu. Chętnie zapoznam się ze wspomnianym orzeczeniem.

      Zagadnienie umowy najmu okazjonalnego lokalu jest opisane tutaj: http://skarbonamamony.pl/umowa-najmu-okazjonalnego-lokalu.html

  • Jo An

    Witam,
    A co oznacza „naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce zamieszkania właściciela”? Czy jest to tak jak przy PIT, miejsce zamieszkania w ostatnim roku podatkowym, czy aktualne miejsce zamieszkania?
    Pozdrawiam.

    • skarbonamamony

      W tym wypadku będzie to naczelnik właściwy według aktualnego miejsca zamieszkania. Nie wykluczone, że trzeba będzie też złożyć jakiś formularz dotyczący zmiany właściwości. Sugeruję zapytać w urzędzie.

  • Mariano

    Mam jedno pytanie dotyczące rozliczania podatku od najmu prywatnego. Prowadzę obecnie jednoosobową działalność gospodarczą, którą rozliczam wg podatku liniowego. Korzystając ze skali podatkowej musiałbym się rozliczać wg stawki 32%.

    Planuję zacząć czerpać dochody z najmu prywatnego i rozliczać te dochody wg skali podatkowej. Czy wtedy te dochody powinienem rozliczać wg stawki 18% czy może biorąc pod uwagę dochody z działalności gospodarczej wg stawki 32%?

    • skarbonamamony

      Dochody z najmu prywatnego opodatkowuje się wg. skali podatkowej czyli na zasadach ogólnych. Do skali nie wlicza się dochodów z prowadzenia działalności gospodarczej gdy podatnik wybrał podatek liniowy, oraz nie wlicza się tych źródeł dla których ustalono podatek w formie ryczałtowej (m. in. ze źródeł kapitałowych).

      Co za tym idzie, jeżeli nie masz innych źródeł opodatkowanych na zasadach ogólnych, to zapłacisz podatek w wysokości 18% z uwzględnieniem kwoty zmniejszającej podatek (potocznie „kwota wolna”), chyba, że przekroczysz 85.528,- zł dochodu to wtedy od nadwyżki 32% ;-). Czego oczywiście Ci szczerze życzę.

      Możesz też stosować amortyzację by istotnie zmniejszyć podatek lub nie płacić go wcale: skarbonamamony.pl/amortyzacja-mieszkania-i-lokalu-w-czterech-prostych-krokach.html