Czy umowę najmu trzeba zarejestrować w urzędzie skarbowym?

By | 14 grudnia 2015

podatki

Tego typu pytania to jedne z najczęściej pojawiających się w mailach od moich czytelników. Wynika to przede wszystkim z niewiedzy albo daleko idącej ostrożności. Bardzo często wątpliwości rodzą się wtedy, gdy najemca z jakiegoś powodu „straszy” wynajmującego donosem do skarbówki.

Zgłoszenie umowy najmu w urzędzie skarbowym i wybór formy opodatkowania

Bezpłatny poradnik do natychmiastowego pobrania pomoże rozwiać wszelkie wątpliwości. Zostanie przesłany na podany adres email.

Dzięki niemu wybierzesz najkorzystniejszą formę opodatkowania. W komplecie otrzymasz też wzory wszystkich niezbędnych pism, dzięki którym prosto załatwisz formalności. 

Odpowiedź na to pytanie w zasadzie jest prosta. Poza jednym małym wyjątkiem, zawartych umów najmu nie trzeba rejestrować w urzędzie skarbowym. Ale może od początku.

Obowiązek zgłoszenia zawarcia umowy najmu obowiązywał jeszcze w latach dziewięćdziesiątych ubiegłego stulecia. Było to związane z obowiązującą wtedy ustawą o opłacie skarbowej. Umowy takie podlegały bowiem obowiązkowi uiszczenia od nich opłaty. Było to bardzo kłopotliwe, ponieważ zobowiązanie zapłaty tej opłaty było solidarne i tak naprawdę nie było wiadomo kto miał ją zapłacić. Na tym tle w wypadku kontroli dochodziło do wielu konfliktów pomiędzy stronami umowy. Na szczęście ten obowiązek i to zobowiązanie uchylono z dniem 1 stycznia 2001 roku.

Od tego dnia nie mamy obowiązku rejestracji czy też zgłaszania faktu zawarcia umowy najmu. Zupełnie oddzielną sprawą jest wybór sposobu opodatkowania dochodów uzyskiwanych z najmu. Jeżeli chcemy korzystać z tzw. zasad ogólnych, to nie musimy nic zgłaszać. Ale jeżeli chcemy skorzystać z uproszczonej formy opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów to mamy obowiązek złożenia naczelnikowi naszego urzędu skarbowego odpowiedniego oświadczenia. Nie zawsze to nam się musi opłacać ale na ten temat już kiedyś przygotowałem wpis. Analogicznie zgłoszenia wymaga chęć kwartalnego rozliczania ryczałtu, do czego bardzo namawiam. Dzięki temu zajmujemy się podatkami tylko cztery razy do roku, a nie dwanaście. Prawo do takiego rozliczenia mają niemal wszyscy bo próg stosowania wyłączenia tego uprawnienia jest dość spory. Dodatkowo można zgłosić naczelnikowi urzędu skarbowego chęć rozliczenia podatku od najmu przez jednego z małżonków, gdy przychody te uzyskiwane są z nieruchomości będącej współwłasnością ustawową małżeńską. Może to być optymalne rozwiązanie dla niektórych rodzin.

Tak czy inaczej w rocznym zeznaniu podatkowym i tak musimy wykazać uzyskiwanie przychodu z najmu. Uzyskiwane przychody i związane z nimi koszty, albo tylko uzyskiwane przychody przy opodatkowaniu ryczałtem, musimy wykazać w zeznaniu. Nawet wtedy gdy przychody te są mniejsze niż związane z nimi koszty i w związku z tym nie należy się od nich żaden podatek. Skutecznie możemy bronić się przed zapłatą podatku dochodowego przy pomocy amortyzacji, która jest swoistą tarczą podatkową.

Na samym początku napisałem jednak o jakimś wyjątku. Oczywiście wyjątek taki występuje. Jest nim umowa najmu okazjonalnego. W umowie tej prawa wynajmującego lokal mieszkalny nie są w tak dalekim stopniu ograniczone jak przy zwykłej umowie najmu. Przy umowie najmu okazjonalnego, wynajmujący będący osobą fizyczną, nieprowadzący działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali, zgłasza zawarcie umowy najmu okazjonalnego lokalu mieszkalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania wynajmującego, w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Po bardziej szczegółowej analizie przepisu art. 19b oraz 19e ustawy o ochronie praw lokatorów dochodzimy do wniosku, że za niezgłoszenie zawarcia umowy najmu nie są przewidziane żadne sankcje o charakterze administracyjnym, karnoskarbowym czy też podatkowym. Ale oczywiście jest haczyk. Jeżeli wynajmujący, mimo ciążącego obowiązku, nie zgłosi zawarcia umowy, to traci część uprawnień jakie przysługują mu względem najemcy. Chodzi głównie o uprawnienia związane z możliwością zmieniania czynszu, wypowiadania umowy, swobodą ustalania warunków najmu, a także uprawnienia związane z uproszczoną eksmisją najemcy po ustaniu stosunku najmu. Wszelkie ustalenia pomiędzy stronami, które występują w umowie, w wypadku niezgłoszenia jej zawarcia nie wiążą bowiem najemcy jeżeli są sprzeczne z ustawą o ochronie praw lokatorów. Mamy tu zatem sankcję o charakterze cywilnym.

Myślę, że ten wpis uspokoi wiele osób. Sprawa jest bardzo klarowna i czytelna. Jeżeli chcesz pogłębić swoją wiedzę w tym zakresie oraz skorzystać z wzorów pism do korespondencji z urzędem skarbowym  pobierz ten bezpłatny poradnik. Urzędnik urzędu skarbowego oczywiście może zażądać przedstawienia umowy w wypadku kontroli podatkowej albo przeprowadzania czynności sprawdzających. W takim jednak wypadku żądanie takie otrzymamy w formie pisemnej albo ustnej wciągniętej do protokołu. Ale to już temat na zupełnie inny wpis…

  • Jan Kot

    Umowa najmu okazjonalnego wydaje się być bardzo dobra, ale znalazłem gdzieś w internecie wadę tej umowy. Może się zdarzyć sytuacja gdy Najemca poinformuje Wynajmującego, że adres do którego ma się wyprowadzić, jest nieaktualny i nie i nie poda innego, a następnie Wynajmujący wypowie mu umowę z żądaniem opróżnienia lokalu i skieruje do Sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności.Sąd nada klauzulę wykonalności, a najemca ma 14 dni na jej zaskarżenie ponieważ nie ma się gdzie wyprowadzić. W artykule opisującym tę sytuację było, że Sąd stwierdził iż przedmiotowa umowa najmu zamienia się w tym przypadku w zwykłą umowę najmu, ponieważ najemca nie ma się gdzie wyprowadzić, a Wynajmujący musi złożyć pozew o eksmisję jak w przypadku zwykłej umowy. Czy spotkał się Pan z takim stwierdzeniem sądu?

    • skarbonamamony

      Nie słyszałem. W postępowaniu klauzulowym raczej ciężko podnosić jakieś argumenty merytoryczne. To tak jakby dyskutować z prawomocnym wyrokiem sądu. Chętnie zapoznam się ze wspomnianym orzeczeniem.

      Zagadnienie umowy najmu okazjonalnego lokalu jest opisane tutaj: http://skarbonamamony.pl/umowa-najmu-okazjonalnego-lokalu.html

  • Jo An

    Witam,
    A co oznacza „naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce zamieszkania właściciela”? Czy jest to tak jak przy PIT, miejsce zamieszkania w ostatnim roku podatkowym, czy aktualne miejsce zamieszkania?
    Pozdrawiam.

    • skarbonamamony

      W tym wypadku będzie to naczelnik właściwy według aktualnego miejsca zamieszkania. Nie wykluczone, że trzeba będzie też złożyć jakiś formularz dotyczący zmiany właściwości. Sugeruję zapytać w urzędzie.

  • Mariano

    Mam jedno pytanie dotyczące rozliczania podatku od najmu prywatnego. Prowadzę obecnie jednoosobową działalność gospodarczą, którą rozliczam wg podatku liniowego. Korzystając ze skali podatkowej musiałbym się rozliczać wg stawki 32%.

    Planuję zacząć czerpać dochody z najmu prywatnego i rozliczać te dochody wg skali podatkowej. Czy wtedy te dochody powinienem rozliczać wg stawki 18% czy może biorąc pod uwagę dochody z działalności gospodarczej wg stawki 32%?

    • skarbonamamony

      Dochody z najmu prywatnego opodatkowuje się wg. skali podatkowej czyli na zasadach ogólnych. Do skali nie wlicza się dochodów z prowadzenia działalności gospodarczej gdy podatnik wybrał podatek liniowy, oraz nie wlicza się tych źródeł dla których ustalono podatek w formie ryczałtowej (m. in. ze źródeł kapitałowych).

      Co za tym idzie, jeżeli nie masz innych źródeł opodatkowanych na zasadach ogólnych, to zapłacisz podatek w wysokości 18% z uwzględnieniem kwoty zmniejszającej podatek (potocznie „kwota wolna”), chyba, że przekroczysz 85.528,- zł dochodu to wtedy od nadwyżki 32% ;-). Czego oczywiście Ci szczerze życzę.

      Możesz też stosować amortyzację by istotnie zmniejszyć podatek lub nie płacić go wcale: skarbonamamony.pl/amortyzacja-mieszkania-i-lokalu-w-czterech-prostych-krokach.html

  • Gosia

    a ja mam pytanie odnoszace sie do zglaszania wynajmu mieszkania do US – czy takie zgloszenie musi byc odnawialne co rok, czy robi sie to jednorazowo i „odwoluje” w momencie zaprzestania wynajmu?

  • Marta Bujko-Gryczyńska

    Witam
    wynajmuje lokal na zasadzie najmu okazjonalnego od roku już. Nadszedł czas rozliczenia podatku. Wybrałam opodatkowanie na zasadach ogólnych i odprowadzałam miesięczną zaliczkę na podatek. W US powiedziano mi, że powinnam złożyć PIT 28 i 28A, ale teraz sprawdzam, że to formularz obowiązujący przy ryczałcie.
    Przeczytałam poradnik wskazany wyżej, ale nadal mam wątpliwości, co mnie obowiązuje teraz i do kiedy.
    Czy powinnam do 20 stycznia opłacić podatek za grudzień a zeznania złożyć na formularzu PIT 36 do 30 kwietnia razem z rozliczeniem podatku od wynagrodzenia?
    Opodatkowaniu z tytułu najmu tylko ja podlegam, bo mieszkanie jest moją własnością tylko (nabyte przed ślubem przeze mnie), ale rozliczamy się wspólnie z małżonkiem, w tej sytuacji powinniśmy się rozliczyć oddzielnie?
    I jeszcze jedno, zawarłam w grudniu aneks z wynajmującym na kolejny rok najmu. W US powiedziano mi, że nie muszę go zgłaszać, byle płacić podatek, ale teraz mnie zastanawia, czy gdyby doszło do konieczności wykorzystania oświadczenia notarialnego, to jednak zgłoszenie zawartego aneksu będzie miało tu znaczenie?
    Z góry dziękuję za odpowiedź

  • Snake

    Opłata Najmu pojazdu osoba prywatna
    pożyczyłem koledze samochód od 28.12.2016r do 27.01.2017r
    opłatę uiścił przy zdaniu pojazdu i teraz chciałbym się rozliczyć z podatkowym nie wiem ile mam czasu i jak zbytnio to zrobić bo pani z fiskusa nie uprzejmym tonem czyli krzykiem jak zwykle że mój termin już minął 20 stycznia 2017r na 8,5% od dochodów najmu ,ale jak mógłbym się rozliczyć z czegoś gdy nie mam z czego,i tłumaczyłem jej że nie mogłem się rozliczyć z tego bo nie miałem nawet żadnych jeszcze środków z tego tytułu … proszę o pomoc

  • grutt

    Czy jeśli w umowie jest rozróżnienie na czynsz i osobno na rachunki z których rozliczam się co miesiac z najemcą to ryczałt moge płacic tylko 8,5% z czynszu?

    • skarbonamamony

      W mojej ocenie tak.

      • grutt

        Dziękuję!

  • Shulo

    Witam mam pytanie. Chciałbym przyjrzeć noska pewnej Pani od której wynajmowałem mieszkanie w sumie pół roku temu. Sprawa wygląda tak…. wynajmując mieszkanko(2 pokoje kuchnia i wc oczywiście wszystko ogrzewane z 2 piecach kaflowych i kuchni kaflowej w bloku gdzie za ścianą jak się później okazało leciało czrsto Ty ku.. hu…) Pani życzyła sobie kaucji 1000zl no ok to norma zapłaciłem, czynszu było 350zl co miesiąc(niby mało ale warunki to za dobre też nie były(wilgoć i grzyb) no ale ok sam się na to zgodziłem) mieszkałem tam z rodziną(żona i dwoje dzieci) przez 5lat ale trafiła się okazja duzo bliżej mojej pracy i warunki 1000 razy lepsze więc się przeprowadziliśmy. Pani stwierdziła że kaucji nam nie odda bo to bo śmo (zarzuty oczywiście bezzasadne) ok nie miałem wtedy czasu na to aby się kłócić o te 1000 bo miałem ważniejsze rzeczy na głowie… w sumie to nie było by problemu tylko teraz dowiedziałem się że podobnie było z poprzednimi lokatorami…ale to też Pikuś po nas wprowadziła się kolejna rodzina(samotna matka z 4 dzieci)… właścicielka życzyła sobie już 1500zl kaucji i też 350zl czynszu. Po 3tyg cała rodzina zaczadziała ale udało się odratować (problem z tymi piecami nie tylko ja zgłaszalem ale i kominiarz zauważył ale nic z tym nie zrobili) następnie wyrzuciła tą rodzinę także nie oddając kaucji a wiem że u nich jest totalna bieda.pretekst ze sami ten czad spowodowali….ogolnie tak to wygląda może ma ktoś pomysł jak utrzeć nosa wielkiej Pani za jaką się uważa….

  • Anna Malanowska

    Ja mam takie pytanie. Czy mozna rozliczyc sie z US wynajmujac prywatnie caly dom/domek? Nie mieszkanie w bloku a dom na wyłącznosc na kilka nocy, jako obiekt turystyczny. Czy w tym przypadku mozna rowniez skorzystac z prywatnej formy rozliczenia 8,5%?
    Jeżeli nie, to czy zakładając działaność gospodarcza mozna sie rozliczać na zasadzie karty podatkowej? Jest to chyba najlepsza opcja-stała kwota.

  • Bernard

    Witam!
    Mam pytanie: Czy wynajmujący rozlicza się na podstawie umowy najmu, czy na podstawie comiesięcznych rachunków wystawianych najmujacemu? Pani od której wynajmuje mieszkanie nie wystawia rachunków(przedstawia rachunki za gaz, prąd itd) a pieniądze pobiera w gotówce. Zapytana o rachunek(jakiekolwiek potwierdzenie zapłaty) zarzeka sie że jest osobą uczciwą i ze wszystkiego sie rozlicza. Ale na jakiej podstawie?
    Pozdrawiam 😉

    • skarbonamamony

      Może rozliczać się na podstawie samej umowy, na podstawie zapisków w zeszycie albo w excelu.

  • Sarumi

    Witam,
    Mam pytanie zdecydowałam się wynająć swoje mieszkanie Łowiczu na umowę o najmie okazjonalnym. Sama przeprowadziłem się do Lodzi i tam mieszkam w wynajętym mieszkaniu ale nadal jestem zameldowana w mieszkaniu w Łowiczu które obcenie chce wynająć. Czy stanowi to jakiś problem? czy sama muszę złożyć jakiś wniosek o zmianie miejsca zamieszkania? W którym urzędzie powinnam złożyć wniosek o wynajeciu okazjonalnym mieszkania?

    • skarbonamamony

      Nie za bardzo rozumiem o jaki wniosek chodzi?

      • Sarumi

        Czy to ze jestem zameldowana w mieszkaniu które chce wynająć będzie stanowiło problem?

        • skarbonamamony

          Nie

          • Sarumi

            W takim razie jaki powinnam podać adres zamieszkania na umowie? czy może to być mój adres zameldowania z dowodu ( w tym przypadku byłby to ten sam adres co lokalu który chce wynająć), czy powinnam podać nowy adres gdzie obecnie mieszkam ( zaznaczę że nigdzie nie składałam wniosku o zmianie mojego miejsca zamieszkania)

          • skarbonamamony

            W okresie trwania najmu strony umowy są obowiązane informować się nawzajem na piśmie o każdej zmianie adresu swojego zamieszkania lub siedziby. W razie zaniedbania tego obowiązku korespondencję wysłaną na ostatni adres listem poleconym, za potwierdzeniem odbioru i nieodebraną, uważa się za doręczoną.

            Z tego powodu w umowie podajemy adres zamieszkania i za każdym razem powiadamiamy najemcę gdy adres zmienimy.

          • Sarumi

            Co jeżeli w mieszkaniu którym mieszkam nie mam dostępu do skrzynki pocztowej ( tak ustalone w umowie)a moja wszelka korespondencja i tak przychodzi na adres który chce wynająć ( odbieram ja regularnie). Zaznaczę że osoba której będę wynajmować mieszkanie również nie będzie korzystała z mojej skrzynki pocztowej. Czy w takim przypadku podać oba adresy w umowie?

          • skarbonamamony

            Miejsce zamieszkania można mieć tylko jedno. Proszę zauważyć jaka jest sankcja za niepodjęcie listu poleconego od najemcy – uważa się go za doręczony.

  • Julia

    witam mam mieszkanie w miejscowości wczasowej i chciałam je wynająć tylko na okres wakacyjny – z jakiej formy wynajmu mam skorzystać.

  • Julia

    oraz jako forma opodaytkowania będzie dla mnie najkorzystniejsza – jestem osobą prywatną nie prowadzę działalności gospodarczej.

  • Oliwia

    Witam. Mam pewien problem. Wynajelam mieszkanie znajomym, gdzie umowa była zawarta na 100 zł, nie zostało to zgłoszone nigdzie. Oni po kłótni straszą ‚skarbowką’. Czy mogę otrzymać grzywnę i czy mogę mieć jakieś problemy ? Prosiłbym o szybką odpowiedź.

    • skarbonamamony

      Umowy nie trzeba zgłaszać, ale tę stówkę trzeba wykazać w PIT-36 i jeżeli osiągnęłaś dochód z najmu to oczywiście opodatkować.
      Za ukrywanie dochodu grozi grzywna.

  • Karolina Regulska

    Witam, czy do napisania doniesienia do Urzędu Skarbowego w związku z kontrolą wystarczy adres mieszkania, które jest nielegalnie wynajmowane oraz imię właściciela, który je wynajmuje? Niestety nie pamiętam nazwiska 🙁

  • Jan Przedworski

    Witam. A co oznacza „naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce zamieszkania właściciela” w następującym przypadku. Współwłaścicielami jest rodzeństwo (dwie osoby) zamieszkałe w różnych miejscach i podlegające dwóm różnym urzędom skarbowym – to samo miasto, ale różne dzielnice. Składają dwa oświadczenia oddzielnie na połowę całego przychodu? Jak to skoordynować?

    • skarbonamamony

      Ja bym z ostrożności złożył dwa zgłoszenia i w treści wpisał, że jesteś jednym z współwłaścicieli.

  • ala

    Mam pytanie, 15 lat temu kupiłam małe mieszkanie w którym mieszkałam przez cały ten okres, od wrzesnia 2017, wynajełam mieszkanie, wiem że podatki płacę jak zarobię, ale mogę też roliczać amortyzację- do której wliczyłam koszt mieszkania, koszt notariusza, remont, odsetki od kredytu. W umowie również napisałam,że ja płacę czynsz i podatki od wieczystej i nieruchomości, wyszło mi że przez najbliższe 5 lat nic nie zarobię, czy mimo wszystko powinnam wynajem zgłosic do us. Prowadzę działalność gospodarczą nie związaną z wynajmem, więc chyba nie powinnam wystawić faktur, a tym bardziej płać vat.

  • Michał Piotrowski

    Czy w przypadku zmiany najemcy mam zgłaszać to w US ? Czy wystarczy że będę płacił wiedzy podatek ponieważ podniosłrm czynsz ?

  • el jaskowska stachurska

    Czy od 2017 obowiązywać będzie limit w rozliczeniu ryczałtem najmu?

    • skarbonamamony

      Jeszcze nie ma ustawy więc nie jest to pewne.

  • Ewelina

    Witam chcemy wynająć mieszkanie lokatorskie 2 pokoje 44m za 1100zl , gdzie to zgłosić i na jakich zasadach się rozliczać krok po kroku jakby ktoś mi wytłumaczyl. Pozdrawiam

  • DarO O

    Witam.
    Zamierzam wynająć mieszkanie własnościowe które wyremontowałem i poniosłem duże nakłady finansowe. Jestem osoba prywatną i zamierzam się rozliczać na zasadach ogólnych. Czy muszę zgłaszać wynajem do US czy przedstawić tylko rozliczenie PIT na koniec roku? Czy mogę odliczyć faktury za zakupione materiały budowlane oraz wyposażenie które dotyczą również ubiegłego roku?

  • Darek

    Witam. Chcialbym wynająć nieodpłatnie jako właściciel 1 pokój mojej koleżance. Czy mam o tym fakcie obowiązek kogokolwiek informować? Nadmieniam, że najem ten ma być długoterminowy. Z góry dziękuję za odpowiedź.

    • skarbonamamony

      Ty nie musisz, natomiast ona powinna opodatkować dochód uzyskany w naturze.

  • Darek

    To znaczy?

    • skarbonamamony

      To znaczy, że jeżeli na rynku normalnie wynajęcie pokoju kosztuje 800 zł, a Ty od znajomej nie bierzesz ani grosza, to ona uzyskuje nieodpłatne świadczenie, które jest opodatkowane.

  • Darek

    W kwocie 18% od średniej stawki rynkowej? A w przypadku użyczenia takiego lokalu?

    • skarbonamamony

      Użyczenie to jest właśnie „nieodpłatny wynajem”.

  • Darek

    Dzięki.

  • MD

    Jeżeli zgłosiłam umowę najmu lokalu okazjonalnego do US a zmieniam lokatora i podpisuję kolejną umowę najmu lokalu okazjonalnego- czy za każdym razem muszę ją zgłaszać do US? czy wystarczy raz na początku najmu?

    • skarbonamamony

      Za każdym razem trzeba zgłosić.

      • MD

        Ok, dziękuję

  • Olga

    Witam serdecznie,
    zamierzam wynajmować piętro w domu jednorodzinnym, w którym mieszkają na parterze rodzice a na piętrze są 3pokoje, każdy pokój wynajmuję za 1000zł już z mediami i internetem, bo nie jestem w stanie rodzielić ile kto zużył mediów. Bardzo proszę o podpowiedz w jaki spospob bedzie mi najlepiej opodatkowac, 8,5% czy 18? jak to zdrobić i gdzie żeby było wszystko klarowne i żadna ze stron nie miała niejasności. Czy o czymś jeszcze powinnam pamiętac? Oczywiscie umowy będą na Ojca- Właściciela posesji.
    Z góry dziękuję za odpoweidz